Rotaru Cristina

Facturile electronice din e-Factura, arhivate electronic

Odată cu intrarea în vigoare, la 1 ianuarie 2024, a obligativității utilizării sistemului RO e-Factura pentru toate tranzacțiile B2B, companiile din România trebuie să se adapteze noilor cerințe fiscale. În acest context, arhivarea electronică a facturilor devine un aspect esențial, reprezentând o opțiune de încredere pentru asigurarea conformității și securității datelor.

Soluția de arhivare electronică permite companiilor să stocheze și să gestioneze facturile electronice într-un mediu securizat, care respectă toate normele legale în vigoare. Un avantaj notabil este integrarea semnăturii electronice calificate și a marcajelor temporale, care garantează păstrarea integrității și autenticității documentelor pentru perioade îndelungate. Această funcționalitate este deosebit de importantă, mai ales în lumina sancțiunilor care sunt aplicate începând cu 1 iunie 2024 pentru întârzierea transmiterii facturilor prin sistemul e-Factura.

Nerespectarea cerințelor legale privind transmiterea și arhivarea facturilor poate duce la consecințe financiare grave. De la 1 iulie 2024, facturile transmise prin alte canale decât e-Factura nu mai sunt recunoscute fiscal, ceea ce poate împiedica plata acestora. Arhivarea electronică nu doar că ușurează procesul de business, dar protejează și companiile de eventuale riscuri legate de neconformitate și pierderea documentelor esențiale.

Pentru a se adapta noilor reglementări și a-și asigura continuitatea operațiunilor, companiile ar trebui să considere implementarea unei soluții de arhivare electronică. Astfel, își vor proteja afacerea și vor respecta cerințele fiscale actuale.

Rotaru Cristina

Titlul de călătorie disponibil în format digital: O nouă eră a mobilității pentru cetățenii români

Începând cu anul acesta, cetățenii români ar putea obține titlul de călătorie și în format digital, datorită modificărilor aduse de Legea nr. 380/2023 la Legea nr. 248/2005 privind regimul liberei circulații a cetățenilor români în străinătate. Documentul digital va fi semnat electronic cu certificat calificat și va avea aceeași valoare legală ca și înscrisurile autentice.

Funcționalitatea titlului de călătorie

Titlul de călătorie, disponibil atât în format fizic, cât și electronic, este emis de misiunile diplomatice sau oficiile consulare ale României. Acesta se adresează cetățenilor români aflați în străinătate care nu mai dețin un document de călătorie valabil, permițându-le să se întoarcă în țară în condiții legale.

Implementarea tehnică și calendarul de lansare

Ministerul Afacerilor Externe are un termen de minim șase luni pentru a dezvolta infrastructura tehnică necesară pentru emiterea titlurilor de călătorie digitale. Aceasta va include platforme pentru programarea electronică a cetățenilor și pentru recunoașterea documentelor în format electronic emise de autoritățile publice din statele membre ale Uniunii Europene și Spațiului Economic European.

Când ai nevoie de un titlu de călătorie?

Titlul de călătorie este esențial în cazurile în care pașaportul a expirat, a fost pierdut sau nu există alt document de călătorie disponibil. Cetățenii români pot solicita acest document la ambasadele și consulatele României, document care este destinat exclusiv întoarcerii în țară. Titlul de călătorie are o valabilitate limitată, de maximum 30 de zile.

Digitalizarea titlului de călătorie din 2024

Începând din 2024, titlul de călătorie va fi disponibil și în format digital, semnat electronic calificat. Aceasta va simplifica procedurile și va îmbunătăți accesibilitatea și eficiența pentru cetățenii români aflați în străinătate, oferindu-le o soluție modernă și convenabilă pentru gestionarea situațiilor de urgență legate de documentele de călătorie.

Rotaru Cristina

ANAF propune prelungirea termenului pentru e-factura pentru anumiți contribuabili

ANAF a lansat două proiecte de ordin care stabilesc procedurile de înregistrare în registrele RO e-Factura, atât în mod opțional, cât și obligatoriu, conform OUG nr. 69/2024. Aceste proceduri se aplică diferitelor entități, inclusiv asociațiilor, fundațiilor, partidelor politice, unităților de cult și agricultorilor persoane fizice.
Pentru a accesa SPV în scopul utilizării e-factura, este obligatorie deținerea unui certificat digital calificat pentru semnătura electronică.

Înregistrarea Opțională

Proiectul de ordin referitor la înregistrarea opțională în Registrul RO e-Factura se adresează entităților care nu au obligația de a se înregistra, dar pot opta să facă acest lucru. Printre aceste entități se numără asociațiile, fundațiile, partidele politice și unitățile de cult care nu sunt înregistrate în scopuri de TVA, precum și agricultorii persoane fizice care aplică regimul special pentru agricultori. Perioada pentru care se pot înscrie opțional este între 1 iulie 2024 și 30 iunie 2025. Formularul 081, conform modelului din proiectul de ordin, va fi utilizat pentru această înregistrare. De asemenea, înregistrarea opțională este deschisă altor entități prevăzute de Codul fiscal, inclusiv operatorilor economici nerezidenți.

Înregistrarea Obligatorie

Proiectul de ordin pentru înregistrarea obligatorie este destinat entităților care trebuie să se înscrie în Registrul RO e-Factura până la 1 iulie 2025. Aceasta include asociațiile, fundațiile, partidele politice și unitățile de cult care nu sunt înregistrate în scopuri de TVA, precum și agricultorii persoane fizice care aplică regimul special pentru agricultori. Formularul 082 va fi folosit pentru această înregistrare, iar depunerea acestuia se va face electronic până la data menționată.

Înregistrarea pentru Executări Silite

Un alt proiect de ordin ANAF prevede înregistrarea în Registrul RO e-Factura pentru organele de executare silită. Conform OUG 69/2024, aceste organe, inclusiv executorii judecătorești și ANABI, sunt obligate să transmită facturile prin sistemul RO e-Factura. Formularul 079 va fi utilizat pentru înregistrarea acestora.

Concluzie

Aceste proceduri de înregistrare vor deveni oficiale odată cu publicarea proiectelor de ordin în Monitorul Oficial. Entitățile vizate trebuie să se conformeze acestor noi reglementări pentru a asigura conformitatea și eficiența în gestionarea facturilor electronice.

Rotaru Cristina

Avantajele fluxurilor de lucru 100% digitale

Prin utilizarea certificatelor calificate de semnătură electronică, se pot realiza interacțiuni B2B (business-to-business) complet digitale cu valoare legală. Interacțiunea complet digitală cu agențiile de stat, furnizorii, partenerii de afaceri sau cu proprii angajați depinde de utilizarea instrumentelor digitale, cum ar fi semnătura electronică calificate.

Drept urmare, atât IMM-urile, cât și întreprinderile mari pot interacționa cu entități private sau guvernamentale, pot obține granturi și pot avea fluxuri de lucru complet digitale. Interacțiunile digitale facilitate de certificatele calificate pentru semnătura electronică au valoare juridică și sunt potrivite și pentru agenții naționale precum ANAF, ITM, SICAP, ANCOM sau furnizori și parteneri de afaceri privați, permițând chiar optimizarea procedurilor interne, precum dosarele de muncă.

În esență, această digitizare permite deciziilor și proceselor să înceapă și să se termine mai rapid, în format electronic, eliminând necesitatea oricărei documentații fizice. Etapa finală a acestui proces digital este arhivarea electronică, care oferă numeroase avantaje, precum: capacitatea de a stoca cantități mari de informații într-un format compact și ușor accesibil; este eliminată nevoia de spațiu de stocare fizic și reduce riscul de deteriorare sau pierdere; permite organizarea și clasificarea eficientă a datelor, facilitând căutarea și preluarea informațiilor specifice atunci când este necesar.

Soluțiile oferite pentru un astfel de ecosistem includ certificate calificate de semnătură electronică care pot fi stocate pe token-uri sau în cloud, platforme online de semnătură electronică la distanță care acceptă încărcarea documentelor, semnarea și descărcarea de la distanță și arhivarea electronică, pentru a finaliza fluxul de documente digitale.

Avantajele transformării digitale: Mobilitatea proceselor de afaceri și a fluxurilor de documente, valoarea legală în cazul certificatului calificat pentru semnătura electronică; costuri reduse prin eliminarea consumabilelor etc.

Rotaru Cristina

Îmbunătățirea colaborării la distanță – semnătura electronică

În momentul de față, tendința generală este de a realiza majoritatea activităților online, certificatele calificate pentru semnăturile electronice devenind un instrument indispensabil pentru a permite colaborarea eficientă și validă din punct de vedere juridic. Prin intermediul semnăturilor electronice calificate, factorii de decizie ai unei companii pot semna documente în mediul virtual, fără a fi afectați de distanța geografică sau întârzierile provocate de aceasta. Această colaborare accelerată aduce beneficii semnificative, inclusiv creșterea eficienței și rapidității operațiunilor companiilor, rezultând în fluxuri de lucru mai bune.

Asigurarea tranzacțiilor juridice: Siguranță și încredere în fiecare etapă

Certificatele calificate destinate semnăturilor electronice oferă un nivel suplimentar de protecție și siguranță. Acestea garantează autenticitatea, integritatea și non-repudierea documentelor semnate electronic. Protocolul de criptare și mecanismele de autentificare implicate ]n procesul emiterii certificatelor calificate protejează identitatea semnatarului și previn falsificarea semnăturilor.

Economisirea timpului și a resurselor: Optimizează-ți procesele

În plus, utilizarea certificatelor digitale pentru semnăturile electronice calificate permite economisirea timpului și a resurselor, întrucât semnarea documentelor se poate realiza în mod virtual și instantaneu, nemaifiind necesară deplasarea fizică pentru a semna acte importante. Acest lucru reduce costurile asociate deplasărilor, cheltuielile de imprimare și expediere a documentelor. Astfel, companiile pot utiliza resursele economisite pentru a se concentra pe activitățile principale și a-și îmbunătăți produsele și serviciile oferite.

În concluzie, semnăturile electronice calificate reprezintă o soluție modernă și eficientă pentru a îmbunătăți colaborarea la distanță în cadrul companiilor. Prin asigurarea validității juridice a documentelor, economisirea timpului și a resurselor și sporirea securității în procesele de semnare, semnăturile electronice calificate oferă avantaje semnificative atât pentru companii, cât și pentru clienți.

Prin eliminarea necesității de a imprima, stoca și gestiona documente fizice, certificatele digitale pentru semnături electronice contribuie la un mediu de lucru fără hârtie, sustenabil și ecologic. Această abordare reduce costurile asociate cu imprimarea, transportul și depozitarea, aducând beneficii financiare și ecologice companiilor.

Puterea certificatelor digitale pentru semnături electronice calificate rezidă în capacitatea lor de a optimiza procesele de lucru, de a îmbunătăți colaborarea, de a asigura valabilitatea legală și de a economisi timp și resurse. Într-o lume din ce în ce mai digitalizată, semnăturile electronice reprezintă o alternativă eficientă la semnăturile tradiționale pe hârtie, acestea fiind adoptate tot mai mult de către întreprinderi.