Rotaru Cristina

ANAF propune prelungirea termenului pentru e-factura pentru anumiți contribuabili

ANAF a lansat două proiecte de ordin care stabilesc procedurile de înregistrare în registrele RO e-Factura, atât în mod opțional, cât și obligatoriu, conform OUG nr. 69/2024. Aceste proceduri se aplică diferitelor entități, inclusiv asociațiilor, fundațiilor, partidelor politice, unităților de cult și agricultorilor persoane fizice.
Pentru a accesa SPV în scopul utilizării e-factura, este obligatorie deținerea unui certificat digital calificat pentru semnătura electronică.

Înregistrarea Opțională

Proiectul de ordin referitor la înregistrarea opțională în Registrul RO e-Factura se adresează entităților care nu au obligația de a se înregistra, dar pot opta să facă acest lucru. Printre aceste entități se numără asociațiile, fundațiile, partidele politice și unitățile de cult care nu sunt înregistrate în scopuri de TVA, precum și agricultorii persoane fizice care aplică regimul special pentru agricultori. Perioada pentru care se pot înscrie opțional este între 1 iulie 2024 și 30 iunie 2025. Formularul 081, conform modelului din proiectul de ordin, va fi utilizat pentru această înregistrare. De asemenea, înregistrarea opțională este deschisă altor entități prevăzute de Codul fiscal, inclusiv operatorilor economici nerezidenți.

Înregistrarea Obligatorie

Proiectul de ordin pentru înregistrarea obligatorie este destinat entităților care trebuie să se înscrie în Registrul RO e-Factura până la 1 iulie 2025. Aceasta include asociațiile, fundațiile, partidele politice și unitățile de cult care nu sunt înregistrate în scopuri de TVA, precum și agricultorii persoane fizice care aplică regimul special pentru agricultori. Formularul 082 va fi folosit pentru această înregistrare, iar depunerea acestuia se va face electronic până la data menționată.

Înregistrarea pentru Executări Silite

Un alt proiect de ordin ANAF prevede înregistrarea în Registrul RO e-Factura pentru organele de executare silită. Conform OUG 69/2024, aceste organe, inclusiv executorii judecătorești și ANABI, sunt obligate să transmită facturile prin sistemul RO e-Factura. Formularul 079 va fi utilizat pentru înregistrarea acestora.

Concluzie

Aceste proceduri de înregistrare vor deveni oficiale odată cu publicarea proiectelor de ordin în Monitorul Oficial. Entitățile vizate trebuie să se conformeze acestor noi reglementări pentru a asigura conformitatea și eficiența în gestionarea facturilor electronice.

Rotaru Cristina

Avantajele fluxurilor de lucru 100% digitale

Prin utilizarea certificatelor calificate de semnătură electronică, se pot realiza interacțiuni B2B (business-to-business) complet digitale cu valoare legală. Interacțiunea complet digitală cu agențiile de stat, furnizorii, partenerii de afaceri sau cu proprii angajați depinde de utilizarea instrumentelor digitale, cum ar fi semnătura electronică calificate.

Drept urmare, atât IMM-urile, cât și întreprinderile mari pot interacționa cu entități private sau guvernamentale, pot obține granturi și pot avea fluxuri de lucru complet digitale. Interacțiunile digitale facilitate de certificatele calificate pentru semnătura electronică au valoare juridică și sunt potrivite și pentru agenții naționale precum ANAF, ITM, SICAP, ANCOM sau furnizori și parteneri de afaceri privați, permițând chiar optimizarea procedurilor interne, precum dosarele de muncă.

În esență, această digitizare permite deciziilor și proceselor să înceapă și să se termine mai rapid, în format electronic, eliminând necesitatea oricărei documentații fizice. Etapa finală a acestui proces digital este arhivarea electronică, care oferă numeroase avantaje, precum: capacitatea de a stoca cantități mari de informații într-un format compact și ușor accesibil; este eliminată nevoia de spațiu de stocare fizic și reduce riscul de deteriorare sau pierdere; permite organizarea și clasificarea eficientă a datelor, facilitând căutarea și preluarea informațiilor specifice atunci când este necesar.

Soluțiile oferite pentru un astfel de ecosistem includ certificate calificate de semnătură electronică care pot fi stocate pe token-uri sau în cloud, platforme online de semnătură electronică la distanță care acceptă încărcarea documentelor, semnarea și descărcarea de la distanță și arhivarea electronică, pentru a finaliza fluxul de documente digitale.

Avantajele transformării digitale: Mobilitatea proceselor de afaceri și a fluxurilor de documente, valoarea legală în cazul certificatului calificat pentru semnătura electronică; costuri reduse prin eliminarea consumabilelor etc.

Rotaru Cristina

Îmbunătățirea colaborării la distanță – semnătura electronică

În momentul de față, tendința generală este de a realiza majoritatea activităților online, certificatele calificate pentru semnăturile electronice devenind un instrument indispensabil pentru a permite colaborarea eficientă și validă din punct de vedere juridic. Prin intermediul semnăturilor electronice calificate, factorii de decizie ai unei companii pot semna documente în mediul virtual, fără a fi afectați de distanța geografică sau întârzierile provocate de aceasta. Această colaborare accelerată aduce beneficii semnificative, inclusiv creșterea eficienței și rapidității operațiunilor companiilor, rezultând în fluxuri de lucru mai bune.

Asigurarea tranzacțiilor juridice: Siguranță și încredere în fiecare etapă

Certificatele calificate destinate semnăturilor electronice oferă un nivel suplimentar de protecție și siguranță. Acestea garantează autenticitatea, integritatea și non-repudierea documentelor semnate electronic. Protocolul de criptare și mecanismele de autentificare implicate ]n procesul emiterii certificatelor calificate protejează identitatea semnatarului și previn falsificarea semnăturilor.

Economisirea timpului și a resurselor: Optimizează-ți procesele

În plus, utilizarea certificatelor digitale pentru semnăturile electronice calificate permite economisirea timpului și a resurselor, întrucât semnarea documentelor se poate realiza în mod virtual și instantaneu, nemaifiind necesară deplasarea fizică pentru a semna acte importante. Acest lucru reduce costurile asociate deplasărilor, cheltuielile de imprimare și expediere a documentelor. Astfel, companiile pot utiliza resursele economisite pentru a se concentra pe activitățile principale și a-și îmbunătăți produsele și serviciile oferite.

În concluzie, semnăturile electronice calificate reprezintă o soluție modernă și eficientă pentru a îmbunătăți colaborarea la distanță în cadrul companiilor. Prin asigurarea validității juridice a documentelor, economisirea timpului și a resurselor și sporirea securității în procesele de semnare, semnăturile electronice calificate oferă avantaje semnificative atât pentru companii, cât și pentru clienți.

Prin eliminarea necesității de a imprima, stoca și gestiona documente fizice, certificatele digitale pentru semnături electronice contribuie la un mediu de lucru fără hârtie, sustenabil și ecologic. Această abordare reduce costurile asociate cu imprimarea, transportul și depozitarea, aducând beneficii financiare și ecologice companiilor.

Puterea certificatelor digitale pentru semnături electronice calificate rezidă în capacitatea lor de a optimiza procesele de lucru, de a îmbunătăți colaborarea, de a asigura valabilitatea legală și de a economisi timp și resurse. Într-o lume din ce în ce mai digitalizată, semnăturile electronice reprezintă o alternativă eficientă la semnăturile tradiționale pe hârtie, acestea fiind adoptate tot mai mult de către întreprinderi.

Rotaru Cristina

Subvențiile APIA pot fi accesate prin depunerea online a cererilor

Începând cu luna aprilie, cererile pentru subvențiile APIA pot fi semnate în format digital, eliminând necesitatea semnăturilor fizice. Solicitanții beneficiază acum de opțiunea de a semna documentele folosind semnătura electronică calificată. Pentru a obține sprijin financiar în sectorul vegetal și zootehnic în acest an, cererile pot fi depuse în intervalul 4 aprilie – 7 iunie 2024.

Conform informațiilor publicate oficial în Monitorul Oficial, cererile de plată pot fi înaintate online prin intermediul aplicației IPA și comunicării electronice. În situația în care cererea de plată include o declarație privind sectorul zootehnic, fermierii trebuie să se adreseze centrelor locale/județene ale APIA pentru a completa această declarație înainte de a accesa platforma IPA-online.

Această soluție permite utilizarea unui certificat calificat de semnătură electronică în cadrul întregii rețele de sisteme ale instituțiilor statului, precum e-Factura, e-Transport și AES-RO (Vamă). Agenția de Plăți și Intervenție pentru Agricultură se alătură acum acestei platforme digitale, facilitând astfel și mai mult procedurile administrative și aducând agricultura în era tehnologiei avansate.

Rotaru Cristina

Modificări pentru RO e-factura

Certificatul calificat pentru semnătura electronică reprezintă un element cheie în utilizarea cu succes a sistemului RO e-factura. Este important să ținem cont de faptul că utilizarea semnăturii electronice calificate este esențială pentru conectarea la sistemul ANAF. Aceasta oferă un nivel ridicat de securitate și validează juridic documentele electronice, fiind recunoscută conform legislației europene în vigoare. Prin utilizarea unui certificat calificat pentru semnătura electronică emis de un furnizor de încredere, se garantează identitatea persoanei care utilizează SPV în calitate de reprezentant oficial al firmei/instituției etc. Adoptarea semnăturii electronice calificate în cadrul procesului de facturare electronică ajută la sporirea securității și a încrederii în mediul digital și facilitează întreprinderilor gestionarea facturilor cu mai mare ușurință.

Legea nr. 296/2023 a suferit modificări prin Ordonanța de Urgență nr. 30/2024, în urma cărora firmele din România sunt obligate să transmită facturile emise sau primite în relația cu alte companii (B2B) prin intermediul sistemului RO e-Factura, într-un termen de maximum 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii (însă nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data-limită prevăzută pentru emiterea facturii, așa cum este specificat în art. 319 alin. (16) din Legea nr. 227/2015). Ține cont de aceste obligații și asigură-te că ești în conformitate cu legislația fiscală în vigoare.

Conform prevederilor din OUG 30/2024, este considerată contravenție nerespectarea obligației de a transmite în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura una sau mai multe facturi, a căror termen-limită intervine într-o lună calendaristică. Pentru aceasta, se aplică sancțiuni în valoare de 5.000 lei până la 10.000 lei pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mari, 2.500 lei până la 5.000 lei pentru cele mijlocii și 1.000 lei până la 2.500 lei pentru celelalte persoane juridice și persoane fizice. Aceste dispoziții au fost introduse în spiritul prevenirii abaterilor și evitării amenzilor multiple într-o singură lună.

De asemenea, prin OUG 30/2024, perioada fără sancțiuni a fost prelungită până la data de 31 mai 2024 inclusiv, pentru facturile a căror termen-limită de transmitere în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura intervine până la această dată. Este important de menționat că această prevedere se aplică exclusiv facturilor cu termen de emitere până la data menționată anterior și se dorește a fi un stimulent pentru tranziția către factura electronică.

În lumina implementării sistemului de facturare electronică și a semnăturii electronice calificate, trebuie să avem în vedere importanța crucială a acestor instrumente pentru optimizarea proceselor și sporirea securității.