ANAF propune prelungirea termenului pentru e-factura pentru anumiți contribuabili

ANAF a lansat două proiecte de ordin care stabilesc procedurile de înregistrare în registrele RO e-Factura, atât în mod opțional, cât și obligatoriu, conform OUG nr. 69/2024. Aceste proceduri se aplică diferitelor entități, inclusiv asociațiilor, fundațiilor, partidelor politice, unităților de cult și agricultorilor persoane fizice.
Pentru a accesa SPV în scopul utilizării e-factura, este obligatorie deținerea unui certificat digital calificat pentru semnătura electronică.

Înregistrarea Opțională

Proiectul de ordin referitor la înregistrarea opțională în Registrul RO e-Factura se adresează entităților care nu au obligația de a se înregistra, dar pot opta să facă acest lucru. Printre aceste entități se numără asociațiile, fundațiile, partidele politice și unitățile de cult care nu sunt înregistrate în scopuri de TVA, precum și agricultorii persoane fizice care aplică regimul special pentru agricultori. Perioada pentru care se pot înscrie opțional este între 1 iulie 2024 și 30 iunie 2025. Formularul 081, conform modelului din proiectul de ordin, va fi utilizat pentru această înregistrare. De asemenea, înregistrarea opțională este deschisă altor entități prevăzute de Codul fiscal, inclusiv operatorilor economici nerezidenți.

Înregistrarea Obligatorie

Proiectul de ordin pentru înregistrarea obligatorie este destinat entităților care trebuie să se înscrie în Registrul RO e-Factura până la 1 iulie 2025. Aceasta include asociațiile, fundațiile, partidele politice și unitățile de cult care nu sunt înregistrate în scopuri de TVA, precum și agricultorii persoane fizice care aplică regimul special pentru agricultori. Formularul 082 va fi folosit pentru această înregistrare, iar depunerea acestuia se va face electronic până la data menționată.

Înregistrarea pentru Executări Silite

Un alt proiect de ordin ANAF prevede înregistrarea în Registrul RO e-Factura pentru organele de executare silită. Conform OUG 69/2024, aceste organe, inclusiv executorii judecătorești și ANABI, sunt obligate să transmită facturile prin sistemul RO e-Factura. Formularul 079 va fi utilizat pentru înregistrarea acestora.

Concluzie

Aceste proceduri de înregistrare vor deveni oficiale odată cu publicarea proiectelor de ordin în Monitorul Oficial. Entitățile vizate trebuie să se conformeze acestor noi reglementări pentru a asigura conformitatea și eficiența în gestionarea facturilor electronice.

Facturarea electronică, obligatorie de la 1 ianuarie 2025 și pentru consumatorii finali

Începând cu 1 ianuarie 2025, facturarea electronică va fi obligatorie pentru toate tranzacțiile dintre companii și consumatori finali (B2C) prin sistemul RO e-Factura. Acest lucru este stabilit printr-un proiect de ordonanță de urgență al Ministerului Finanțelor, aflat în dezbatere publică. În perioada 1 iulie 2024 – 31 decembrie 2024, companiile vor putea opta pentru utilizarea sistemului e-Factura, iar de la 1 ianuarie 2025, utilizarea acestuia va deveni obligatorie.

Pentru a utiliza sistemul RO e-Factura, este necesară înregistrarea în Spațiul Privat Virtual (SPV), accesibil doar prin intermediul unui certificat digital calificat pentru semnătură electronică.

Vor fi exceptate de la obligația utilizării sistemului RO e-Factura persoanele impozabile care emit facturi pentru operațiuni neimpozabile în TVA sau pentru sume care nu se includ în baza de impozitare a TVA, conform Codului fiscal. De asemenea, misiunile diplomatice, oficiile consulare, organismele internaționale, cum ar fi Comunitatea Europeană, Banca Centrală Europeană, și forțele armate ale statelor membre NATO, sunt exceptate, cu excepția cazului în care aleg să utilizeze sistemul.

Asociațiile, fundațiile și agricultorii persoane fizice care aplică regimul special pentru agricultori vor fi exceptați temporar de la utilizarea sistemului RO e-Factura până la 30 iunie 2025, pentru a se adapta la acesta. Aceștia pot opta pentru utilizarea sistemului înainte de această dată, devenind obligatoriu pentru toate aceste categorii începând cu 1 iulie 2025.

Dacă beneficiarii nu primesc facturile prin sistemul RO e-Factura în termenul prevăzut, pentru livrările de bunuri sau prestările de servicii plătite la momentul livrării/prestării, aceștia pot notifica organele fiscale competente.

Organele de executare silită, inclusiv executorii judecătorești și Agenția Națională de Administrare a Bunurilor Indisponibilizate, vor trebui să transmită facturile prin sistemul RO e-Factura atunci când emit facturi în numele și în contul furnizorilor – persoane impozabile stabilite în România, conform Codului fiscal. Aceste organe vor organiza un registru în care vor fi incluse.

Avantajele fluxurilor de lucru 100% digitale

Prin utilizarea certificatelor calificate de semnătură electronică, se pot realiza interacțiuni B2B (business-to-business) complet digitale cu valoare legală. Interacțiunea complet digitală cu agențiile de stat, furnizorii, partenerii de afaceri sau cu proprii angajați depinde de utilizarea instrumentelor digitale, cum ar fi semnătura electronică calificate.

Drept urmare, atât IMM-urile, cât și întreprinderile mari pot interacționa cu entități private sau guvernamentale, pot obține granturi și pot avea fluxuri de lucru complet digitale. Interacțiunile digitale facilitate de certificatele calificate pentru semnătura electronică au valoare juridică și sunt potrivite și pentru agenții naționale precum ANAF, ITM, SICAP, ANCOM sau furnizori și parteneri de afaceri privați, permițând chiar optimizarea procedurilor interne, precum dosarele de muncă.

În esență, această digitizare permite deciziilor și proceselor să înceapă și să se termine mai rapid, în format electronic, eliminând necesitatea oricărei documentații fizice. Etapa finală a acestui proces digital este arhivarea electronică, care oferă numeroase avantaje, precum: capacitatea de a stoca cantități mari de informații într-un format compact și ușor accesibil; este eliminată nevoia de spațiu de stocare fizic și reduce riscul de deteriorare sau pierdere; permite organizarea și clasificarea eficientă a datelor, facilitând căutarea și preluarea informațiilor specifice atunci când este necesar.

Soluțiile oferite pentru un astfel de ecosistem includ certificate calificate de semnătură electronică care pot fi stocate pe token-uri sau în cloud, platforme online de semnătură electronică la distanță care acceptă încărcarea documentelor, semnarea și descărcarea de la distanță și arhivarea electronică, pentru a finaliza fluxul de documente digitale.

Avantajele transformării digitale: Mobilitatea proceselor de afaceri și a fluxurilor de documente, valoarea legală în cazul certificatului calificat pentru semnătura electronică; costuri reduse prin eliminarea consumabilelor etc.

Îmbunătățirea colaborării la distanță – semnătura electronică

În momentul de față, tendința generală este de a realiza majoritatea activităților online, certificatele calificate pentru semnăturile electronice devenind un instrument indispensabil pentru a permite colaborarea eficientă și validă din punct de vedere juridic. Prin intermediul semnăturilor electronice calificate, factorii de decizie ai unei companii pot semna documente în mediul virtual, fără a fi afectați de distanța geografică sau întârzierile provocate de aceasta. Această colaborare accelerată aduce beneficii semnificative, inclusiv creșterea eficienței și rapidității operațiunilor companiilor, rezultând în fluxuri de lucru mai bune.

Asigurarea tranzacțiilor juridice: Siguranță și încredere în fiecare etapă

Certificatele calificate destinate semnăturilor electronice oferă un nivel suplimentar de protecție și siguranță. Acestea garantează autenticitatea, integritatea și non-repudierea documentelor semnate electronic. Protocolul de criptare și mecanismele de autentificare implicate ]n procesul emiterii certificatelor calificate protejează identitatea semnatarului și previn falsificarea semnăturilor.

Economisirea timpului și a resurselor: Optimizează-ți procesele

În plus, utilizarea certificatelor digitale pentru semnăturile electronice calificate permite economisirea timpului și a resurselor, întrucât semnarea documentelor se poate realiza în mod virtual și instantaneu, nemaifiind necesară deplasarea fizică pentru a semna acte importante. Acest lucru reduce costurile asociate deplasărilor, cheltuielile de imprimare și expediere a documentelor. Astfel, companiile pot utiliza resursele economisite pentru a se concentra pe activitățile principale și a-și îmbunătăți produsele și serviciile oferite.

În concluzie, semnăturile electronice calificate reprezintă o soluție modernă și eficientă pentru a îmbunătăți colaborarea la distanță în cadrul companiilor. Prin asigurarea validității juridice a documentelor, economisirea timpului și a resurselor și sporirea securității în procesele de semnare, semnăturile electronice calificate oferă avantaje semnificative atât pentru companii, cât și pentru clienți.

Prin eliminarea necesității de a imprima, stoca și gestiona documente fizice, certificatele digitale pentru semnături electronice contribuie la un mediu de lucru fără hârtie, sustenabil și ecologic. Această abordare reduce costurile asociate cu imprimarea, transportul și depozitarea, aducând beneficii financiare și ecologice companiilor.

Puterea certificatelor digitale pentru semnături electronice calificate rezidă în capacitatea lor de a optimiza procesele de lucru, de a îmbunătăți colaborarea, de a asigura valabilitatea legală și de a economisi timp și resurse. Într-o lume din ce în ce mai digitalizată, semnăturile electronice reprezintă o alternativă eficientă la semnăturile tradiționale pe hârtie, acestea fiind adoptate tot mai mult de către întreprinderi.

Subvențiile APIA pot fi accesate prin depunerea online a cererilor

Începând cu luna aprilie, cererile pentru subvențiile APIA pot fi semnate în format digital, eliminând necesitatea semnăturilor fizice. Solicitanții beneficiază acum de opțiunea de a semna documentele folosind semnătura electronică calificată. Pentru a obține sprijin financiar în sectorul vegetal și zootehnic în acest an, cererile pot fi depuse în intervalul 4 aprilie – 7 iunie 2024.

Conform informațiilor publicate oficial în Monitorul Oficial, cererile de plată pot fi înaintate online prin intermediul aplicației IPA și comunicării electronice. În situația în care cererea de plată include o declarație privind sectorul zootehnic, fermierii trebuie să se adreseze centrelor locale/județene ale APIA pentru a completa această declarație înainte de a accesa platforma IPA-online.

Această soluție permite utilizarea unui certificat calificat de semnătură electronică în cadrul întregii rețele de sisteme ale instituțiilor statului, precum e-Factura, e-Transport și AES-RO (Vamă). Agenția de Plăți și Intervenție pentru Agricultură se alătură acum acestei platforme digitale, facilitând astfel și mai mult procedurile administrative și aducând agricultura în era tehnologiei avansate.