Rotaru Cristina

Avantajele semnăturii electronice calificate

Cel mai sigur tip de semnătură electronică este semnătura electronică calificată, conform standardelor europene. Aceasta se bazează pe un certificat digital calificat, emis de o autoritate certificată, care validează identitatea semnatarului și garantează integritatea documentului semnat. Comparativ cu alte forme de semnături electronice, cum ar fi semnătura simplă sau avansată, cea calificată se remarcă prin măsuri de securitate mai stricte și un nivel mai ridicat de protecție.
O caracteristică esențială a semnăturii electronice calificate este faptul că aceasta are același efect juridic ca o semnătură olografă, conform regulamentului eIDAS. În caz de litigiu, o astfel de semnătură este acceptată ca probă în instanță, fără a necesita alte dovezi suplimentare. Aceasta este posibilă datorită tehnologiei avansate de criptare și a procedurilor stricte de autentificare utilizate în procesul de generare și verificare, ceea ce face extrem de dificilă falsificarea semnăturii.

Când este necesară utilizarea semnăturii electronice calificate?

Semnătura electronică calificată este recomandată în situațiile în care este esențial să se asigure o securitate maximă și o autenticitate legală a documentelor. Printre acestea se numără semnarea contractelor comerciale, documente juridice, acte de conformitate, documente de muncă sau alte documente care implică un risc semnificativ din punct de vedere legal. În numeroase state membre ale Uniunii Europene, semnătura calificată este obligatorie pentru tranzacțiile oficiale cu instituțiile guvernamentale sau în procesele legale.

Un exemplu concret al utilizării semnăturii electronice calificate ar fi procesul de semnare a unui acord de confidențialitate (NDA) între două companii care colaborează la un proiect sensibil. Ambele părți pot semna documentul la distanță, utilizând semnături electronice calificate, ceea ce asigură atât protecția informațiilor sensibile, cât și recunoașterea legală a acordului. Acest mod de operare nu doar că simplifică procesul de semnare, dar și oferă garanția că documentul va fi admis în instanță în caz de litigiu.

Rotaru Cristina

Titlul de călătorie disponibil în format digital: O nouă eră a mobilității pentru cetățenii români

Începând cu anul acesta, cetățenii români ar putea obține titlul de călătorie și în format digital, datorită modificărilor aduse de Legea nr. 380/2023 la Legea nr. 248/2005 privind regimul liberei circulații a cetățenilor români în străinătate. Documentul digital va fi semnat electronic cu certificat calificat și va avea aceeași valoare legală ca și înscrisurile autentice.

Funcționalitatea titlului de călătorie

Titlul de călătorie, disponibil atât în format fizic, cât și electronic, este emis de misiunile diplomatice sau oficiile consulare ale României. Acesta se adresează cetățenilor români aflați în străinătate care nu mai dețin un document de călătorie valabil, permițându-le să se întoarcă în țară în condiții legale.

Implementarea tehnică și calendarul de lansare

Ministerul Afacerilor Externe are un termen de minim șase luni pentru a dezvolta infrastructura tehnică necesară pentru emiterea titlurilor de călătorie digitale. Aceasta va include platforme pentru programarea electronică a cetățenilor și pentru recunoașterea documentelor în format electronic emise de autoritățile publice din statele membre ale Uniunii Europene și Spațiului Economic European.

Când ai nevoie de un titlu de călătorie?

Titlul de călătorie este esențial în cazurile în care pașaportul a expirat, a fost pierdut sau nu există alt document de călătorie disponibil. Cetățenii români pot solicita acest document la ambasadele și consulatele României, document care este destinat exclusiv întoarcerii în țară. Titlul de călătorie are o valabilitate limitată, de maximum 30 de zile.

Digitalizarea titlului de călătorie din 2024

Începând din 2024, titlul de călătorie va fi disponibil și în format digital, semnat electronic calificat. Aceasta va simplifica procedurile și va îmbunătăți accesibilitatea și eficiența pentru cetățenii români aflați în străinătate, oferindu-le o soluție modernă și convenabilă pentru gestionarea situațiilor de urgență legate de documentele de călătorie.

Rotaru Cristina

ANAF propune prelungirea termenului pentru e-factura pentru anumiți contribuabili

ANAF a lansat două proiecte de ordin care stabilesc procedurile de înregistrare în registrele RO e-Factura, atât în mod opțional, cât și obligatoriu, conform OUG nr. 69/2024. Aceste proceduri se aplică diferitelor entități, inclusiv asociațiilor, fundațiilor, partidelor politice, unităților de cult și agricultorilor persoane fizice.
Pentru a accesa SPV în scopul utilizării e-factura, este obligatorie deținerea unui certificat digital calificat pentru semnătura electronică.

Înregistrarea Opțională

Proiectul de ordin referitor la înregistrarea opțională în Registrul RO e-Factura se adresează entităților care nu au obligația de a se înregistra, dar pot opta să facă acest lucru. Printre aceste entități se numără asociațiile, fundațiile, partidele politice și unitățile de cult care nu sunt înregistrate în scopuri de TVA, precum și agricultorii persoane fizice care aplică regimul special pentru agricultori. Perioada pentru care se pot înscrie opțional este între 1 iulie 2024 și 30 iunie 2025. Formularul 081, conform modelului din proiectul de ordin, va fi utilizat pentru această înregistrare. De asemenea, înregistrarea opțională este deschisă altor entități prevăzute de Codul fiscal, inclusiv operatorilor economici nerezidenți.

Înregistrarea Obligatorie

Proiectul de ordin pentru înregistrarea obligatorie este destinat entităților care trebuie să se înscrie în Registrul RO e-Factura până la 1 iulie 2025. Aceasta include asociațiile, fundațiile, partidele politice și unitățile de cult care nu sunt înregistrate în scopuri de TVA, precum și agricultorii persoane fizice care aplică regimul special pentru agricultori. Formularul 082 va fi folosit pentru această înregistrare, iar depunerea acestuia se va face electronic până la data menționată.

Înregistrarea pentru Executări Silite

Un alt proiect de ordin ANAF prevede înregistrarea în Registrul RO e-Factura pentru organele de executare silită. Conform OUG 69/2024, aceste organe, inclusiv executorii judecătorești și ANABI, sunt obligate să transmită facturile prin sistemul RO e-Factura. Formularul 079 va fi utilizat pentru înregistrarea acestora.

Concluzie

Aceste proceduri de înregistrare vor deveni oficiale odată cu publicarea proiectelor de ordin în Monitorul Oficial. Entitățile vizate trebuie să se conformeze acestor noi reglementări pentru a asigura conformitatea și eficiența în gestionarea facturilor electronice.

Rotaru Cristina

Facturarea electronică, obligatorie de la 1 ianuarie 2025 și pentru consumatorii finali

Începând cu 1 ianuarie 2025, facturarea electronică va fi obligatorie pentru toate tranzacțiile dintre companii și consumatori finali (B2C) prin sistemul RO e-Factura. Acest lucru este stabilit printr-un proiect de ordonanță de urgență al Ministerului Finanțelor, aflat în dezbatere publică. În perioada 1 iulie 2024 – 31 decembrie 2024, companiile vor putea opta pentru utilizarea sistemului e-Factura, iar de la 1 ianuarie 2025, utilizarea acestuia va deveni obligatorie.

Pentru a utiliza sistemul RO e-Factura, este necesară înregistrarea în Spațiul Privat Virtual (SPV), accesibil doar prin intermediul unui certificat digital calificat pentru semnătură electronică.

Vor fi exceptate de la obligația utilizării sistemului RO e-Factura persoanele impozabile care emit facturi pentru operațiuni neimpozabile în TVA sau pentru sume care nu se includ în baza de impozitare a TVA, conform Codului fiscal. De asemenea, misiunile diplomatice, oficiile consulare, organismele internaționale, cum ar fi Comunitatea Europeană, Banca Centrală Europeană, și forțele armate ale statelor membre NATO, sunt exceptate, cu excepția cazului în care aleg să utilizeze sistemul.

Asociațiile, fundațiile și agricultorii persoane fizice care aplică regimul special pentru agricultori vor fi exceptați temporar de la utilizarea sistemului RO e-Factura până la 30 iunie 2025, pentru a se adapta la acesta. Aceștia pot opta pentru utilizarea sistemului înainte de această dată, devenind obligatoriu pentru toate aceste categorii începând cu 1 iulie 2025.

Dacă beneficiarii nu primesc facturile prin sistemul RO e-Factura în termenul prevăzut, pentru livrările de bunuri sau prestările de servicii plătite la momentul livrării/prestării, aceștia pot notifica organele fiscale competente.

Organele de executare silită, inclusiv executorii judecătorești și Agenția Națională de Administrare a Bunurilor Indisponibilizate, vor trebui să transmită facturile prin sistemul RO e-Factura atunci când emit facturi în numele și în contul furnizorilor – persoane impozabile stabilite în România, conform Codului fiscal. Aceste organe vor organiza un registru în care vor fi incluse.

Rotaru Cristina

Avantajele fluxurilor de lucru 100% digitale

Prin utilizarea certificatelor calificate de semnătură electronică, se pot realiza interacțiuni B2B (business-to-business) complet digitale cu valoare legală. Interacțiunea complet digitală cu agențiile de stat, furnizorii, partenerii de afaceri sau cu proprii angajați depinde de utilizarea instrumentelor digitale, cum ar fi semnătura electronică calificate.

Drept urmare, atât IMM-urile, cât și întreprinderile mari pot interacționa cu entități private sau guvernamentale, pot obține granturi și pot avea fluxuri de lucru complet digitale. Interacțiunile digitale facilitate de certificatele calificate pentru semnătura electronică au valoare juridică și sunt potrivite și pentru agenții naționale precum ANAF, ITM, SICAP, ANCOM sau furnizori și parteneri de afaceri privați, permițând chiar optimizarea procedurilor interne, precum dosarele de muncă.

În esență, această digitizare permite deciziilor și proceselor să înceapă și să se termine mai rapid, în format electronic, eliminând necesitatea oricărei documentații fizice. Etapa finală a acestui proces digital este arhivarea electronică, care oferă numeroase avantaje, precum: capacitatea de a stoca cantități mari de informații într-un format compact și ușor accesibil; este eliminată nevoia de spațiu de stocare fizic și reduce riscul de deteriorare sau pierdere; permite organizarea și clasificarea eficientă a datelor, facilitând căutarea și preluarea informațiilor specifice atunci când este necesar.

Soluțiile oferite pentru un astfel de ecosistem includ certificate calificate de semnătură electronică care pot fi stocate pe token-uri sau în cloud, platforme online de semnătură electronică la distanță care acceptă încărcarea documentelor, semnarea și descărcarea de la distanță și arhivarea electronică, pentru a finaliza fluxul de documente digitale.

Avantajele transformării digitale: Mobilitatea proceselor de afaceri și a fluxurilor de documente, valoarea legală în cazul certificatului calificat pentru semnătura electronică; costuri reduse prin eliminarea consumabilelor etc.