Rotaru Cristina

Soluții digitale pentru companii din domeniile Energie și Utilități

Într-o lume în continuă schimbare, transformarea digitală devine esențială pentru eficientizarea fluxurilor de lucru în industriile de Energie, Gaz & Petrol, Utilități și Mentenanță. Există multe soluții inovative care sprijină companiile în digitalizarea proceselor lor, reducând timpul și costurile operaționale.

Printre aceste servicii se numără semnătura electronică la distanță, disponibilă 100% online, cu posibilitatea de a obține certificate calificate de semnătură rapid, într-un interval de câteva minute, dar și cu valabilitate de până la 3 ani. Aceasta asigură semnarea legală a documentelor, indiferent de locația semnatarilor.

De asemenea, sigiliul electronic protejează documentele emise de organizație, garantând integritatea acestora și prevenind falsificările.

Arhivarea digitală a documentelor, alături de soluțiile de retrodigitalizare, permite stocarea în condiții de siguranță a tuturor documentelor, respectând reglementările legale.

În plus, integrarea serviciilor de identitate digitală asigură un acces rapid și securizat la platformele interne sau externe, fără necesitatea prezenței fizice.

Astfel, companiile din sectoarele menționate pot beneficia de soluții flexibile, rapide și sigure pentru semnarea și arhivarea documentelor, contribuind astfel la eficientizarea și digitalizarea completă a activităților lor.

Rotaru Cristina

De ce este important să-ți reînnoiești certificatul pentru semnătura electronică la timp?

Accesul la servicii digitale precum RO e-Factura sau Spațiul Privat Virtual (SPV) depinde de un certificat digital calificat pentru semnătura electronică activ. Acest certificat are o durată limitată de valabilitate și necesită reînnoire la timp pentru a evita blocajele administrative.

Ce riști dacă întârzii?

Un certificat expirat înseamnă timp pierdut și proceduri suplimentare. Furnizorii trimit notificări automate înainte de expirare (cu 45 și 15 zile), așa că asigură-te că verifici adresa de e-mail asociată.

Procesul de reînnoire pas cu pas:

  • Verifică dacă certificatul este încă valid.
  • Reînnoiește-l online, în funcție de platforma folosită de furnizorul tău.
  • Obține documentul necesar pentru SPV.
  • Completează autentificarea, semnează documentul și încarcă-l online.

Unde mai este util certificatul tău?

  • În HR (contracte, adeverințe, cereri)
  • Pentru tranzacții financiare și comerciale
  • În licitațiile electronice SEAP/SICAP
  • În relațiile cu partenerii și clienții

Menținerea unui certificat actualizat previne riscurile de securitate asociate accesului neautorizat sau pierderii datelor sensibile. De asemenea, facilitează interacțiunile cu instituțiile statului și accelerează procesele administrative.

Un certificat valid consolidează imaginea profesională a companiei tale, arătând partenerilor și clienților că ești mereu pregătit să gestionezi în mod responsabil toate obligațiile legale și comerciale.

Reînnoiește-ți certificatul la timp și menține-ți afacerea funcțională fără întreruperi!

Rotaru Cristina

Arhivare electronică certificată pentru facturile din e-Factura: soluția completă pentru gestionarea documentelor

În era digitalizării fiscale accelerate de introducerea sistemului e-Factura de către ANAF, gestionarea eficientă a facturilor electronice devine o prioritate esențială. Astfel, au fost dezvoltate platforme automatizate de arhivare electronică, care permit păstrarea sigură și conformă a facturilor primite și emise, în conformitate cu reglementările legale, pe o perioadă de 5 ani.

Soluție de arhivare adaptată nevoilor companiilor

Serviciul de arhivare electronică oferit de unul dintre principalii furnizori de semnătură electronică din România pentru e-Factura este disponibil în trei variante de abonament – 250, 500 sau 1.000 de facturi anual. Acesta este conectat direct la SPV și îndeplinește cerințele legale privind perioada obligatorie de arhivare de 5 ani.

Acces securizat și protecția datelor sensibile

Accesul la platformă este securizat prin autentificare în doi pași, utilizând un set de identificare cu parolă și un cod OTP (One Time Password) transmis pe e-mail. Această metodă de autentificare protejează informațiile sensibile și sporește siguranța accesului la arhivă.

Beneficiile platformei de arhivare:

1. Înrolare Unică

Înrolarea în sistemul de arhivare electronică se face o singură dată, folosind un certificat digital calificat, același folosit în SPV/e-Factura. Prin introducerea datelor companiei (inclusiv a CUI-urilor pentru mai multe firme gestionate cu același certificat) și a PIN-ului token, se permite conexiunea cu SPV pentru integrarea rapidă a datelor.

2. Automatizare Completă

Odată realizată înrolarea, platforma își desfășoară automat activitatea de arhivare. Sincronizarea cu SPV are loc zilnic, asigurând importul automat al facturilor emise și primite. Facturile sunt dezarhivate, convertite în format PDF și structurate intuitiv în funcție de societate, tip de factură (emise/primite), an și lună. Utilizatorii au la dispoziție funcții avansate de căutare, ce permit filtrarea documentelor după criterii precum CUI, sumă sau interval de timp, și pot descărca, transmite sau printa documentele cu ușurință.

3. Arhivare conform legii

Facturile sunt arhivate în condiții de conformitate deplină cu legislația aplicabilă, pe o durată de cinci ani.

4. Instalare facilă

Implementarea soluției se face online, fără proceduri complexe.

5. Structurare eficientă

Arhiva este organizată intuitiv, facilitând accesul rapid la documentele dorite.

6. Backup sigur

Datele arhivate beneficiază de backup offline, asigurat în centre de date din România.

Rotaru Cristina

Aplicație de token virtual pentru utilizatorii macOS: autentificare și semnătură electronică calificată

Utilizatorii de macOS au acum acces la o soluție digitală inovatoare pentru semnătura electronică la distanță și autentificare. Prin aplicația Paperless vToken, aceștia pot semna documente electronic și se pot autentifica la diverse site-uri web, folosind un certificat digital calificat. Noua aplicație, compatibilă cu macOS, elimină necesitatea folosirii unui token fizic și facilitează interacțiunile cu instituții precum ANAF.

Avantaje și funcționalități ale Paperless vToken

Paperless vToken simplifică procesul de semnare electronică și autentificare. Printre beneficiile oferite se numără posibilitatea semnării documentelor fără ca acestea să părăsească sistemul local și autentificarea pe site-uri care solicită un certificat calificat (cum ar fi ANAF, CNAS sau AFM).

După obținerea certificatului digital pe platforma Paperless webSIGN, utilizatorii pot efectua semnături și autentificări direct de pe propriul computer sau laptop MAC, fără a fi nevoie de dispozitive suplimentare. Aceasta face semnarea electronică mai rapidă, comodă și accesibilă de oriunde.

Semnătura electronică în contextul digitalizării

Creșterea utilizării semnăturilor electronice calificate reflectă nevoia tot mai mare de digitalizare în mediul privat și public. În sectorul privat, semnătura electronică poate fi utilizată pentru documente de resurse umane, contracte de parteneriat, comenzi sau alte documente necesare în relațiile cu partenerii și furnizorii.

Pe de altă parte, în sectorul public, semnătura electronică calificată este necesară pentru depunerea declarațiilor fiscale, obținerea certificatelor de înregistrare și a diverselor autorizații. Instituții precum ANAF, Casa Națională de Pensii, ONRC, ITM sau Autoritatea Vamală Română au adoptat deja această tehnologie în procesele lor online.

O soluție modernă pentru utilizatorii de macOS

Lansarea Paperless vToken marchează un pas semnificativ în direcția digitalizării proceselor administrative. Utilizatorii de macOS beneficiază acum de o soluție eficientă și sigură pentru semnarea documentelor la distanță, fără a mai depinde de dispozitivul token.

Prin această inovație, semnătura electronică devine mai accesibilă și mai convenabilă, respectând în același timp cele mai înalte standarde de securitate și conformitate legală.

Rotaru Cristina

Facturile electronice din e-Factura, arhivate electronic

Odată cu intrarea în vigoare, la 1 ianuarie 2024, a obligativității utilizării sistemului RO e-Factura pentru toate tranzacțiile B2B, companiile din România trebuie să se adapteze noilor cerințe fiscale. În acest context, arhivarea electronică a facturilor devine un aspect esențial, reprezentând o opțiune de încredere pentru asigurarea conformității și securității datelor.

Soluția de arhivare electronică permite companiilor să stocheze și să gestioneze facturile electronice într-un mediu securizat, care respectă toate normele legale în vigoare. Un avantaj notabil este integrarea semnăturii electronice calificate și a marcajelor temporale, care garantează păstrarea integrității și autenticității documentelor pentru perioade îndelungate. Această funcționalitate este deosebit de importantă, mai ales în lumina sancțiunilor care sunt aplicate începând cu 1 iunie 2024 pentru întârzierea transmiterii facturilor prin sistemul e-Factura.

Nerespectarea cerințelor legale privind transmiterea și arhivarea facturilor poate duce la consecințe financiare grave. De la 1 iulie 2024, facturile transmise prin alte canale decât e-Factura nu mai sunt recunoscute fiscal, ceea ce poate împiedica plata acestora. Arhivarea electronică nu doar că ușurează procesul de business, dar protejează și companiile de eventuale riscuri legate de neconformitate și pierderea documentelor esențiale.

Pentru a se adapta noilor reglementări și a-și asigura continuitatea operațiunilor, companiile ar trebui să considere implementarea unei soluții de arhivare electronică. Astfel, își vor proteja afacerea și vor respecta cerințele fiscale actuale.