Parcursul unui document poate fi 100% electronic dacă toate etapele, de la creare, transmitere, semnare și arhivare se întâmplâ în mediul digital.
Instrumentul care facilitează transformarea digitală este semnătura electronică calificată, singurul tip de semnătură electronică ce oferă valoare juridică documentelor.
Din ce în ce mai multe companii își trasează ca obiectiv mutarea documentelor din fizic în electronic, pentru a spori eficiența, a obține flexibilitate și mobilitate și a reduce costurile cu consumabilele și arhivarea, majoritatea documentelor din fluxul de lucru urmând a fi semnate electronic cu ajutorul unui certificat digital pentru semnătura electronică.
Arhivarea electronică a revoluționat modul în care stocăm și gestionăm informațiile, oferind numeroase beneficii atât persoanelor fizice, cât și organizațiilor.
Unul dintre avantajele cheie ale arhivării electronice este capacitatea de a economisi spațiu. Documentele fizice necesită spațiu de stocare fizic, care poate fi costisitor și ineficient. Cu arhivarea electronică, toate documentele pot fi stocate digital, eliminând nevoia de dulapuri voluminoase și eliberând spațiu de birou valoros. Acest lucru nu numai că îmbunătățește organizarea și accesibilitatea, dar reduce și riscul de deteriorare sau pierdere din diverse cauze: incendiu, inundații, umiditate crescută, furt etc.
De asemenea, fișierele din arhiva digitală pot fi criptate și protejate cu parolă, asigurându-se că numai persoanele autorizate au acces la informații sensibile.
În plus, arhivarea electronică permite recuperarea ușoară și rapidă a documentelor. Cu sistemele de arhivare tradiționale, localizarea unui anumit document poate fi consumatoare de timp. Arhivarea electronică permite căutarea și regăsirea eficientă, cu posibilitatea de a căuta după cuvinte cheie, date sau alte criterii. Acest lucru economisește timp prețios și îmbunătățește productivitatea, permițând indivizilor și organizațiilor să se concentreze pe sarcini mai importante.
Mai mult, arhivarea electronică facilitează colaborarea și accesul de la distanță. Documentele digitale pot fi partajate și accesate cu ușurință de mai mulți utilizatori simultan, indiferent de locația lor fizică. Acest lucru este deosebit de benefic cei care lucrează de la distanță sau organizațiile cu mai multe sucursale, deoarece eficientizează comunicarea și facilitează colaborarea eficientă.
