Rotaru Cristina

Semnătura electronică calificată: securitate și valoare juridică la nivel european

Conform prevederilor Legii 214/2024 și a noii actualizări a Regulamentului eIDAS 2.0, utilizarea unei semnături electronice calificate devine esențială pentru asigurarea securității și autenticității documentelor digitale, oferind o recunoaștere validă atât la nivel național, cât și în întreaga Uniune Europeană.

Semnătura electronică calificată este singura care oferă aceeași valoare juridică ca semnătura olografă, conform specificațiilor eIDAS. Aceasta beneficiază de un grad ridicat de securitate, fiind emisă de un furnizor de servicii acreditat, care aplică măsuri tehnice riguroase pentru a verifica identitatea semnatarului și a garanta integritatea documentelor. În schimb, semnăturile electronice simple sau avansate nu oferă același nivel de protecție juridică, fiind mai vulnerabile la contestări în instanță.

Dincolo de beneficiile legale și de siguranță, semnătura calificată oferă protecție împotriva riscurilor legate de fraudele digitale și scurgerile de informații sensibile. Într-o lume digitalizată, protecția datelor personale și financiare devine esențială, iar semnătura electronică calificată furnizează o soluție sigură pentru aceste nevoi.

Există trei tipuri principale de semnături electronice, fiecare având grade diferite de securitate și recunoaștere juridică:

1. Semnătura electronică simplă

Reprezintă o metodă de autentificare digitală care nu necesită măsuri tehnice avansate pentru verificare. Aceasta poate lua forma unui nume introdus la finalul unui e-mail sau a unei casete bifate într-un formular online.

Utilizare: Potrivită pentru documente sau tranzacții cu importanță juridică redusă.

Securitate: Nivel scăzut de protecție și verificare.

Valoare juridică: Deși este acceptată, poate fi ușor contestată în fața instanțelor, având o valoare probatorie mai mică.

2. Semnătura electronică avansată

Aceasta oferă un nivel superior de securitate, fiind legată în mod unic de semnatar și folosind tehnologii de criptare pentru a asigura identificarea clară a acestuia și protecția documentului semnat. Pentru a fi considerată avansată, o semnătură trebuie să îndeplinească următoarele condiții:

  • Legătura exclusivă cu semnatarul.
  • Posibilitatea de a identifica fără echivoc semnatarul.
  • Generarea folosind mijloace aflate sub controlul unic al semnatarului.
  • Detectarea oricăror modificări aduse documentului după semnare.

Utilizare: Documente cu importanță moderată, cum ar fi contractele sau acordurile cu impact juridic redus.

Securitate: Oferă un grad ridicat de protecție, dar nu maximă.

Valoare juridică: Este mai puternică decât semnătura simplă, însă nu are aceeași forță juridică ca semnătura calificată.

3. Semnătura electronică calificată

Acesta este standardul maxim în materie de semnături electronice, având aceeași valoare juridică ca o semnătură olografă. Aceasta se bazează pe un certificat calificat emis de un furnizor de servicii de încredere, acreditat conform legislației naționale și eIDAS, și este creată folosind un dispozitiv securizat care garantează asocierea exclusivă cu semnatarul.

Utilizare: Documente importante, contracte majore și acte cu valoare juridică ridicată.

Securitate: Cel mai înalt nivel de protecție, cu criptare avansată și proceduri stricte de verificare a identității.

Valoare juridică: Este recunoscută automat în toate statele membre ale UE și oferă o protecție juridică echivalentă cu o semnătură olografă, fiind extrem de dificil de contestat.

Principalele diferențe între cele trei tipuri de semnături constau în nivelul de securitate și validare, precum și în forța lor juridică. Semnătura calificată, bazată pe certificare acreditată, oferă cel mai înalt grad de protecție și validitate, în timp ce semnătura simplă nu oferă măsuri avansate de siguranță. De asemenea, semnătura calificată este recunoscută în instanță fără necesitatea de probe suplimentare, în timp ce semnăturile simple și avansate pot necesita dovezi adiționale pentru a fi validate în fața unei instanțe.

Rotaru Cristina

Ce este semnătura electronică calificată și ce este certificatul digital calificat?

Într-o lume tot mai digitalizată, semnăturile electronice devin esențiale în validarea documentelor și facilitarea tranzacțiilor online. Două concepte cheie în acest domeniu sunt semnătura electronică calificată și certificatul digital calificat. Deși ele sunt interconectate, acestea au roluri distincte, iar pentru a înțelege diferențele, trebuie analizate în contextul Regulamentului eIDAS și al Legii nr. 214/2024 privind semnătura electronică în România.

Ce este Semnătura electronică Calificată?

Semnătura electronică calificată reprezintă un tip specific de semnătură electronică care respectă cele mai stricte cerințe de securitate. Aceasta este echivalentă din punct de vedere legal cu semnătura olografă și este recunoscută atât în România, cât și în întreaga Uniune Europeană. Regulamentul eIDAS impune ca semnătura electronică calificată să fie bazată pe un certificat digital calificat și să fie creată cu un dispozitiv securizat de tip token.

Aceasta are trei caracteristici fundamentale:

  • Autenticitate: Asigură că semnatarul este identificat fără echivoc, dovedind că documentul provine de la persoana indicată.
  • Integritate: Garantează că documentul nu a fost modificat ulterior aplicării semnăturii.
  • Non-repudiere: Protejează împotriva negării ulterioare a acțiunii de semnare de către semnatar.

În România, Legea nr. 214/2024 reglementează utilizarea semnăturii digitale calificate în diverse domenii, asigurând astfel recunoașterea legală a acesteia la nivel național și european. Aceasta este cerută în mod special pentru documente oficiale, cum ar fi contractele guvernamentale sau în actele notariale, conferindu-le valoare juridică ridicată.

Ce este Certificatul Digital Calificat?

Certificatul digital calificat este emis de un furnizor de servicii de încredere calificat și servește ca dovadă a identității digitale a semnatarului. În acest certificat sunt incluse informații importante precum numele, prenumele semnatarului și cheia publică necesară pentru verificarea semnăturii.

Pe baza Regulamentului eIDAS, furnizorii de servicii de certificare trebuie să fie acreditați, iar în România, acest proces este gestionat de Autoritatea pentru Digitalizarea României. Certificatul calificat este necesar pentru a genera o semnătură electronică calificată, dar nu este semnătura în sine. El doar furnizează datele necesare creării unei semnături, fiind astfel un instrument crucial în procesul de semnare electronică.

Principalele diferențe

Diferența esențială între semnătura electronică calificată și certificatul digital calificat constă în faptul că semnătura electronică calificată reprezintă actul propriu-zis de semnare a unui document electronic, conferind acestuia valoare juridică. Pe de altă parte, certificatul digital calificat este doar un instrument care permite realizarea semnăturii, prin validarea identității semnatarului și asigurarea integrității tranzacției digitale.

Cu alte cuvinte, semnătura electronică este produsul final, adică rezultatul aplicării semnăturii pe un document, în timp ce certificatul digital este „mijlocul” prin care acest lucru este posibil. Fără certificatul calificat, nu se poate genera o semnătură electronică calificată, dar certificatul singur nu are valoare fără semnătura pe care o susține. Certificatul atestă identitatea semnatarului și oferă mijloacele tehnice necesare, iar semnătura electronică este actul final care conferă documentului o recunoaștere legală și o garanție de securitate.

Rotaru Cristina

Avantajele semnăturii electronice calificate

Cel mai sigur tip de semnătură electronică este semnătura electronică calificată, conform standardelor europene. Aceasta se bazează pe un certificat digital calificat, emis de o autoritate certificată, care validează identitatea semnatarului și garantează integritatea documentului semnat. Comparativ cu alte forme de semnături electronice, cum ar fi semnătura simplă sau avansată, cea calificată se remarcă prin măsuri de securitate mai stricte și un nivel mai ridicat de protecție.
O caracteristică esențială a semnăturii electronice calificate este faptul că aceasta are același efect juridic ca o semnătură olografă, conform regulamentului eIDAS. În caz de litigiu, o astfel de semnătură este acceptată ca probă în instanță, fără a necesita alte dovezi suplimentare. Aceasta este posibilă datorită tehnologiei avansate de criptare și a procedurilor stricte de autentificare utilizate în procesul de generare și verificare, ceea ce face extrem de dificilă falsificarea semnăturii.

Când este necesară utilizarea semnăturii electronice calificate?

Semnătura electronică calificată este recomandată în situațiile în care este esențial să se asigure o securitate maximă și o autenticitate legală a documentelor. Printre acestea se numără semnarea contractelor comerciale, documente juridice, acte de conformitate, documente de muncă sau alte documente care implică un risc semnificativ din punct de vedere legal. În numeroase state membre ale Uniunii Europene, semnătura calificată este obligatorie pentru tranzacțiile oficiale cu instituțiile guvernamentale sau în procesele legale.

Un exemplu concret al utilizării semnăturii electronice calificate ar fi procesul de semnare a unui acord de confidențialitate (NDA) între două companii care colaborează la un proiect sensibil. Ambele părți pot semna documentul la distanță, utilizând semnături electronice calificate, ceea ce asigură atât protecția informațiilor sensibile, cât și recunoașterea legală a acordului. Acest mod de operare nu doar că simplifică procesul de semnare, dar și oferă garanția că documentul va fi admis în instanță în caz de litigiu.

Rotaru Cristina

Facturile electronice din e-Factura, arhivate electronic

Odată cu intrarea în vigoare, la 1 ianuarie 2024, a obligativității utilizării sistemului RO e-Factura pentru toate tranzacțiile B2B, companiile din România trebuie să se adapteze noilor cerințe fiscale. În acest context, arhivarea electronică a facturilor devine un aspect esențial, reprezentând o opțiune de încredere pentru asigurarea conformității și securității datelor.

Soluția de arhivare electronică permite companiilor să stocheze și să gestioneze facturile electronice într-un mediu securizat, care respectă toate normele legale în vigoare. Un avantaj notabil este integrarea semnăturii electronice calificate și a marcajelor temporale, care garantează păstrarea integrității și autenticității documentelor pentru perioade îndelungate. Această funcționalitate este deosebit de importantă, mai ales în lumina sancțiunilor care sunt aplicate începând cu 1 iunie 2024 pentru întârzierea transmiterii facturilor prin sistemul e-Factura.

Nerespectarea cerințelor legale privind transmiterea și arhivarea facturilor poate duce la consecințe financiare grave. De la 1 iulie 2024, facturile transmise prin alte canale decât e-Factura nu mai sunt recunoscute fiscal, ceea ce poate împiedica plata acestora. Arhivarea electronică nu doar că ușurează procesul de business, dar protejează și companiile de eventuale riscuri legate de neconformitate și pierderea documentelor esențiale.

Pentru a se adapta noilor reglementări și a-și asigura continuitatea operațiunilor, companiile ar trebui să considere implementarea unei soluții de arhivare electronică. Astfel, își vor proteja afacerea și vor respecta cerințele fiscale actuale.

Rotaru Cristina

Titlul de călătorie disponibil în format digital: O nouă eră a mobilității pentru cetățenii români

Începând cu anul acesta, cetățenii români ar putea obține titlul de călătorie și în format digital, datorită modificărilor aduse de Legea nr. 380/2023 la Legea nr. 248/2005 privind regimul liberei circulații a cetățenilor români în străinătate. Documentul digital va fi semnat electronic cu certificat calificat și va avea aceeași valoare legală ca și înscrisurile autentice.

Funcționalitatea titlului de călătorie

Titlul de călătorie, disponibil atât în format fizic, cât și electronic, este emis de misiunile diplomatice sau oficiile consulare ale României. Acesta se adresează cetățenilor români aflați în străinătate care nu mai dețin un document de călătorie valabil, permițându-le să se întoarcă în țară în condiții legale.

Implementarea tehnică și calendarul de lansare

Ministerul Afacerilor Externe are un termen de minim șase luni pentru a dezvolta infrastructura tehnică necesară pentru emiterea titlurilor de călătorie digitale. Aceasta va include platforme pentru programarea electronică a cetățenilor și pentru recunoașterea documentelor în format electronic emise de autoritățile publice din statele membre ale Uniunii Europene și Spațiului Economic European.

Când ai nevoie de un titlu de călătorie?

Titlul de călătorie este esențial în cazurile în care pașaportul a expirat, a fost pierdut sau nu există alt document de călătorie disponibil. Cetățenii români pot solicita acest document la ambasadele și consulatele României, document care este destinat exclusiv întoarcerii în țară. Titlul de călătorie are o valabilitate limitată, de maximum 30 de zile.

Digitalizarea titlului de călătorie din 2024

Începând din 2024, titlul de călătorie va fi disponibil și în format digital, semnat electronic calificat. Aceasta va simplifica procedurile și va îmbunătăți accesibilitatea și eficiența pentru cetățenii români aflați în străinătate, oferindu-le o soluție modernă și convenabilă pentru gestionarea situațiilor de urgență legate de documentele de călătorie.