Rotaru Cristina

Arhivare electronică certificată pentru facturile din e-Factura: soluția completă pentru gestionarea documentelor

În era digitalizării fiscale accelerate de introducerea sistemului e-Factura de către ANAF, gestionarea eficientă a facturilor electronice devine o prioritate esențială. Astfel, au fost dezvoltate platforme automatizate de arhivare electronică, care permit păstrarea sigură și conformă a facturilor primite și emise, în conformitate cu reglementările legale, pe o perioadă de 5 ani.

Soluție de arhivare adaptată nevoilor companiilor

Serviciul de arhivare electronică oferit de unul dintre principalii furnizori de semnătură electronică din România pentru e-Factura este disponibil în trei variante de abonament – 250, 500 sau 1.000 de facturi anual. Acesta este conectat direct la SPV și îndeplinește cerințele legale privind perioada obligatorie de arhivare de 5 ani.

Acces securizat și protecția datelor sensibile

Accesul la platformă este securizat prin autentificare în doi pași, utilizând un set de identificare cu parolă și un cod OTP (One Time Password) transmis pe e-mail. Această metodă de autentificare protejează informațiile sensibile și sporește siguranța accesului la arhivă.

Beneficiile platformei de arhivare:

1. Înrolare Unică

Înrolarea în sistemul de arhivare electronică se face o singură dată, folosind un certificat digital calificat, același folosit în SPV/e-Factura. Prin introducerea datelor companiei (inclusiv a CUI-urilor pentru mai multe firme gestionate cu același certificat) și a PIN-ului token, se permite conexiunea cu SPV pentru integrarea rapidă a datelor.

2. Automatizare Completă

Odată realizată înrolarea, platforma își desfășoară automat activitatea de arhivare. Sincronizarea cu SPV are loc zilnic, asigurând importul automat al facturilor emise și primite. Facturile sunt dezarhivate, convertite în format PDF și structurate intuitiv în funcție de societate, tip de factură (emise/primite), an și lună. Utilizatorii au la dispoziție funcții avansate de căutare, ce permit filtrarea documentelor după criterii precum CUI, sumă sau interval de timp, și pot descărca, transmite sau printa documentele cu ușurință.

3. Arhivare conform legii

Facturile sunt arhivate în condiții de conformitate deplină cu legislația aplicabilă, pe o durată de cinci ani.

4. Instalare facilă

Implementarea soluției se face online, fără proceduri complexe.

5. Structurare eficientă

Arhiva este organizată intuitiv, facilitând accesul rapid la documentele dorite.

6. Backup sigur

Datele arhivate beneficiază de backup offline, asigurat în centre de date din România.

Rotaru Cristina

Aplicație de token virtual pentru utilizatorii macOS: autentificare și semnătură electronică calificată

Utilizatorii de macOS au acum acces la o soluție digitală inovatoare pentru semnătura electronică la distanță și autentificare. Prin aplicația Paperless vToken, aceștia pot semna documente electronic și se pot autentifica la diverse site-uri web, folosind un certificat digital calificat. Noua aplicație, compatibilă cu macOS, elimină necesitatea folosirii unui token fizic și facilitează interacțiunile cu instituții precum ANAF.

Avantaje și funcționalități ale Paperless vToken

Paperless vToken simplifică procesul de semnare electronică și autentificare. Printre beneficiile oferite se numără posibilitatea semnării documentelor fără ca acestea să părăsească sistemul local și autentificarea pe site-uri care solicită un certificat calificat (cum ar fi ANAF, CNAS sau AFM).

După obținerea certificatului digital pe platforma Paperless webSIGN, utilizatorii pot efectua semnături și autentificări direct de pe propriul computer sau laptop MAC, fără a fi nevoie de dispozitive suplimentare. Aceasta face semnarea electronică mai rapidă, comodă și accesibilă de oriunde.

Semnătura electronică în contextul digitalizării

Creșterea utilizării semnăturilor electronice calificate reflectă nevoia tot mai mare de digitalizare în mediul privat și public. În sectorul privat, semnătura electronică poate fi utilizată pentru documente de resurse umane, contracte de parteneriat, comenzi sau alte documente necesare în relațiile cu partenerii și furnizorii.

Pe de altă parte, în sectorul public, semnătura electronică calificată este necesară pentru depunerea declarațiilor fiscale, obținerea certificatelor de înregistrare și a diverselor autorizații. Instituții precum ANAF, Casa Națională de Pensii, ONRC, ITM sau Autoritatea Vamală Română au adoptat deja această tehnologie în procesele lor online.

O soluție modernă pentru utilizatorii de macOS

Lansarea Paperless vToken marchează un pas semnificativ în direcția digitalizării proceselor administrative. Utilizatorii de macOS beneficiază acum de o soluție eficientă și sigură pentru semnarea documentelor la distanță, fără a mai depinde de dispozitivul token.

Prin această inovație, semnătura electronică devine mai accesibilă și mai convenabilă, respectând în același timp cele mai înalte standarde de securitate și conformitate legală.

Rotaru Cristina

Facturile electronice din e-Factura, arhivate electronic

Odată cu intrarea în vigoare, la 1 ianuarie 2024, a obligativității utilizării sistemului RO e-Factura pentru toate tranzacțiile B2B, companiile din România trebuie să se adapteze noilor cerințe fiscale. În acest context, arhivarea electronică a facturilor devine un aspect esențial, reprezentând o opțiune de încredere pentru asigurarea conformității și securității datelor.

Soluția de arhivare electronică permite companiilor să stocheze și să gestioneze facturile electronice într-un mediu securizat, care respectă toate normele legale în vigoare. Un avantaj notabil este integrarea semnăturii electronice calificate și a marcajelor temporale, care garantează păstrarea integrității și autenticității documentelor pentru perioade îndelungate. Această funcționalitate este deosebit de importantă, mai ales în lumina sancțiunilor care sunt aplicate începând cu 1 iunie 2024 pentru întârzierea transmiterii facturilor prin sistemul e-Factura.

Nerespectarea cerințelor legale privind transmiterea și arhivarea facturilor poate duce la consecințe financiare grave. De la 1 iulie 2024, facturile transmise prin alte canale decât e-Factura nu mai sunt recunoscute fiscal, ceea ce poate împiedica plata acestora. Arhivarea electronică nu doar că ușurează procesul de business, dar protejează și companiile de eventuale riscuri legate de neconformitate și pierderea documentelor esențiale.

Pentru a se adapta noilor reglementări și a-și asigura continuitatea operațiunilor, companiile ar trebui să considere implementarea unei soluții de arhivare electronică. Astfel, își vor proteja afacerea și vor respecta cerințele fiscale actuale.

Rotaru Cristina

ANAF propune prelungirea termenului pentru e-factura pentru anumiți contribuabili

ANAF a lansat două proiecte de ordin care stabilesc procedurile de înregistrare în registrele RO e-Factura, atât în mod opțional, cât și obligatoriu, conform OUG nr. 69/2024. Aceste proceduri se aplică diferitelor entități, inclusiv asociațiilor, fundațiilor, partidelor politice, unităților de cult și agricultorilor persoane fizice.
Pentru a accesa SPV în scopul utilizării e-factura, este obligatorie deținerea unui certificat digital calificat pentru semnătura electronică.

Înregistrarea Opțională

Proiectul de ordin referitor la înregistrarea opțională în Registrul RO e-Factura se adresează entităților care nu au obligația de a se înregistra, dar pot opta să facă acest lucru. Printre aceste entități se numără asociațiile, fundațiile, partidele politice și unitățile de cult care nu sunt înregistrate în scopuri de TVA, precum și agricultorii persoane fizice care aplică regimul special pentru agricultori. Perioada pentru care se pot înscrie opțional este între 1 iulie 2024 și 30 iunie 2025. Formularul 081, conform modelului din proiectul de ordin, va fi utilizat pentru această înregistrare. De asemenea, înregistrarea opțională este deschisă altor entități prevăzute de Codul fiscal, inclusiv operatorilor economici nerezidenți.

Înregistrarea Obligatorie

Proiectul de ordin pentru înregistrarea obligatorie este destinat entităților care trebuie să se înscrie în Registrul RO e-Factura până la 1 iulie 2025. Aceasta include asociațiile, fundațiile, partidele politice și unitățile de cult care nu sunt înregistrate în scopuri de TVA, precum și agricultorii persoane fizice care aplică regimul special pentru agricultori. Formularul 082 va fi folosit pentru această înregistrare, iar depunerea acestuia se va face electronic până la data menționată.

Înregistrarea pentru Executări Silite

Un alt proiect de ordin ANAF prevede înregistrarea în Registrul RO e-Factura pentru organele de executare silită. Conform OUG 69/2024, aceste organe, inclusiv executorii judecătorești și ANABI, sunt obligate să transmită facturile prin sistemul RO e-Factura. Formularul 079 va fi utilizat pentru înregistrarea acestora.

Concluzie

Aceste proceduri de înregistrare vor deveni oficiale odată cu publicarea proiectelor de ordin în Monitorul Oficial. Entitățile vizate trebuie să se conformeze acestor noi reglementări pentru a asigura conformitatea și eficiența în gestionarea facturilor electronice.

Rotaru Cristina

Facturarea electronică, obligatorie de la 1 ianuarie 2025 și pentru consumatorii finali

Începând cu 1 ianuarie 2025, facturarea electronică va fi obligatorie pentru toate tranzacțiile dintre companii și consumatori finali (B2C) prin sistemul RO e-Factura. Acest lucru este stabilit printr-un proiect de ordonanță de urgență al Ministerului Finanțelor, aflat în dezbatere publică. În perioada 1 iulie 2024 – 31 decembrie 2024, companiile vor putea opta pentru utilizarea sistemului e-Factura, iar de la 1 ianuarie 2025, utilizarea acestuia va deveni obligatorie.

Pentru a utiliza sistemul RO e-Factura, este necesară înregistrarea în Spațiul Privat Virtual (SPV), accesibil doar prin intermediul unui certificat digital calificat pentru semnătură electronică.

Vor fi exceptate de la obligația utilizării sistemului RO e-Factura persoanele impozabile care emit facturi pentru operațiuni neimpozabile în TVA sau pentru sume care nu se includ în baza de impozitare a TVA, conform Codului fiscal. De asemenea, misiunile diplomatice, oficiile consulare, organismele internaționale, cum ar fi Comunitatea Europeană, Banca Centrală Europeană, și forțele armate ale statelor membre NATO, sunt exceptate, cu excepția cazului în care aleg să utilizeze sistemul.

Asociațiile, fundațiile și agricultorii persoane fizice care aplică regimul special pentru agricultori vor fi exceptați temporar de la utilizarea sistemului RO e-Factura până la 30 iunie 2025, pentru a se adapta la acesta. Aceștia pot opta pentru utilizarea sistemului înainte de această dată, devenind obligatoriu pentru toate aceste categorii începând cu 1 iulie 2025.

Dacă beneficiarii nu primesc facturile prin sistemul RO e-Factura în termenul prevăzut, pentru livrările de bunuri sau prestările de servicii plătite la momentul livrării/prestării, aceștia pot notifica organele fiscale competente.

Organele de executare silită, inclusiv executorii judecătorești și Agenția Națională de Administrare a Bunurilor Indisponibilizate, vor trebui să transmită facturile prin sistemul RO e-Factura atunci când emit facturi în numele și în contul furnizorilor – persoane impozabile stabilite în România, conform Codului fiscal. Aceste organe vor organiza un registru în care vor fi incluse.