Rotaru Cristina

Semnătura electronică calificată și instituțiile publice

Un subiect important pentru toți cetățenii români este semnătura electronică calificată și modul în care aceasta ne poate ajuta în relația cu instituțiile statului. Vom discuta despre certificatul digital calificat pentru semnătura electronică, adopția soluțiilor digitale de către instituțiile statului și exemple concrete de instituții care utilizează deja semnătura electronică. Haideți să vedem împreună cât de importantă este utilizarea semnăturii electronice în zilele noastre.

Certificatul digital calificat pentru semnătura electronică și importanța sa în relația cu instituțiile statului.

Certificatul digital calificat pentru semnătura electronică este un instrument esențial în relația cu instituțiile statului. Acesta oferă o identitate digitală unică și permite semnarea electronică a documentelor, ceea ce facilitează procesele administrative și economisește timp și bani. Mai mult decât atât, semnătura electronică calificată este echivalentă din punct de vedere juridic cu semnătura olografă, conform legii. Astfel, o putem utiliza pentru a semna contracte, declarații sau alte documente oficiale fără a fi nevoie să ne deplasăm la instituțiile statului. În plus, semnătura electronică calificată asigură securitatea informațiilor și reduce riscul de fraudare sau falsificare a documentelor.

Adopția soluțiilor digitale de către instituțiile statului și beneficiile utilizării semnăturii electronice.

Adopția soluțiilor digitale de către instituțiile statului este un pas important în modernizarea administrației publice. Utilizarea certificatului calificat pentru semnătura electronică este una dintre cele mai importante soluții digitale adoptate de instituțiile statului, deoarece reduce timpul și costurile necesare pentru procesarea documentelor. Semnătura electronică calificată facilitează accesul la servicii publice online, precum Casa Națională de Pensii, Spațiul Privat Virtual, Autoritatea Vamală Română etc. În plus, certificatul digital pentru semnătura electronică asigură confidențialitatea și securitatea datelor personale și ale companiilor. Adopția soluțiilor digitale de către instituțiile statului aduce beneficii semnificative pentru toți cetățenii și întreprinderile din România, prin simplificarea procedurilor administrative și reducerea birocrației.

Exemple de instituții statului care utilizează semnătura electronică: Casa Națională de Pensii online, ANAF, ONRC, ITM, Autoritatea Vamală Română, primării etc.

Există mai multe instituții ale statului care utilizează semnătura electronică în relația cu cetățenii și companiile din România. Printre acestea se numără Casa Națională de Pensii, unde putem accesa informațiile privind contribuțiile și pensiile noastre, dar și să depunem documentele necesare. De asemenea, Spațiul Privat Virtual este o platformă online care ne permite să obținem informații despre situația fiscal, să depunem declarațiile fiscale etc. Alte instituții care utilizează semnătura electronică sunt ONRC (Oficiul Național al Registrului Comerțului), ITM (Inspectoratul Teritorial de Muncă), Autoritatea Vamală Română și altele. Toate aceste instituții au adoptat soluțiile digitale pentru a simplifica procedurile administrative și pentru a reduce timpul și costurile implicate în procesarea documentelor.

În concluzie, utilizarea semnăturii electronice este un pas important în modernizarea administrației publice și îmbunătățirea relației cu instituțiile statului. Certificatul digital calificat pentru semnătura electronică facilitează accesul la servicii publice online și reduce birocrația. Este important să fim conștienți de beneficiile utilizării semnăturii electronice calificate și să o folosim în mod responsabil în relația cu instituțiile statului.

Rotaru Cristina

Care sunt avantajele arhivării electronice?

Parcursul unui document poate fi 100% electronic dacă toate etapele, de la creare, transmitere, semnare și arhivare se întâmplâ în mediul digital.


Instrumentul care facilitează transformarea digitală este semnătura electronică calificată, singurul tip de semnătură electronică ce oferă valoare juridică documentelor.


Din ce în ce mai multe companii își trasează ca obiectiv mutarea documentelor din fizic în electronic, pentru a spori eficiența, a obține flexibilitate și mobilitate și a reduce costurile cu consumabilele și arhivarea, majoritatea documentelor din fluxul de lucru urmând a fi semnate electronic cu ajutorul unui certificat digital pentru semnătura electronică.


Arhivarea electronică a revoluționat modul în care stocăm și gestionăm informațiile, oferind numeroase beneficii atât persoanelor fizice, cât și organizațiilor.

Unul dintre avantajele cheie ale arhivării electronice este capacitatea de a economisi spațiu. Documentele fizice necesită spațiu de stocare fizic, care poate fi costisitor și ineficient. Cu arhivarea electronică, toate documentele pot fi stocate digital, eliminând nevoia de dulapuri voluminoase și eliberând spațiu de birou valoros. Acest lucru nu numai că îmbunătățește organizarea și accesibilitatea, dar reduce și riscul de deteriorare sau pierdere din diverse cauze: incendiu, inundații, umiditate crescută, furt etc.

De asemenea, fișierele din arhiva digitală pot fi criptate și protejate cu parolă, asigurându-se că numai persoanele autorizate au acces la informații sensibile.
În plus, arhivarea electronică permite recuperarea ușoară și rapidă a documentelor. Cu sistemele de arhivare tradiționale, localizarea unui anumit document poate fi consumatoare de timp. Arhivarea electronică permite căutarea și regăsirea eficientă, cu posibilitatea de a căuta după cuvinte cheie, date sau alte criterii. Acest lucru economisește timp prețios și îmbunătățește productivitatea, permițând indivizilor și organizațiilor să se concentreze pe sarcini mai importante.

Mai mult, arhivarea electronică facilitează colaborarea și accesul de la distanță. Documentele digitale pot fi partajate și accesate cu ușurință de mai mulți utilizatori simultan, indiferent de locația lor fizică. Acest lucru este deosebit de benefic cei care lucrează de la distanță sau organizațiile cu mai multe sucursale, deoarece eficientizează comunicarea și facilitează colaborarea eficientă.

Rotaru Cristina

RO e-factura, obligatoriu de la 1 ianuarie, cu semnătură electronică calificată

De la 1 ianuarie 2024, toți operatorii economici sunt obligați să utilizeze sistemul RO e-Factura pentru tranzacțiile ce rezultă din relațiile B2B.


Legea nr. 296/2023 privind unele măsuri fiscal-bugetare pentru asigurarea sustenabilității financiare a României pe termen lung, stabilește cadrul prin care contribuabilii vor trebui să interacționeze prin sistemul RO e-Factura, astfel:
Așadar, aceasta se aplică:
• operatorilor economici persoane impozabile stabilite în România, indiferent dacă sunt sau nu înregistrați în scopuri de TVA, pentru livrările de bunuri și prestările de servicii care au locul livrării/prestării în România efectuate în relația B2B, indiferent dacă destinatarii sunt sau nu înregistrați în Registrul RO e-Factura;
• operatorilor economici persoane impozabile nestabilite, dar înregistrate în scopuri de TVA în România, pentru livrările de bunuri și prestările de servicii care au locul livrării/prestării în România efectuate în relația B2B, indiferent dacă destinatarii sunt sau nu înregistrați în Registrul RO e-Factura;
• operatorilor economici persoane impozabile stabilite în România, indiferent dacă sunt sau nu înregistrați în scopuri de TVA, pentru livrările de bunuri și prestările de servicii care au locul livrării/prestării în România, efectuate în relația cu instituții publice, altele decât cele efectuate în relația B2G, indiferent dacă destinatarii sunt sau nu înregistrați în Registrul RO e-Factura.

Pentru utilizarea sistemului informatic RO e-Factura, operatorii economici trebuie să fie înregistraţi în Spaţiul Privat Virtual (SPV) în nume propriu sau prin reprezentant legal, prin reprezentant desemnat ori prin împuternicit.
De reţinut faptul că Spaţiul Privat Virtual este accesibil exclusiv prin utilizarea unui certificat digital calificat pentru semnătură electronică, emis de un furnizor acreditat.

Rotaru Cristina

Cu semnătura electronică calificată poți avea contractele de comunicații în format 100% digital

Decizia ANCOM nr. 73/2023 privind obligațiile de informare a utilizatorilor finali și alte măsuri pentru protecția acestora, prevede faptul că toate documentele care pornesc/sunt emise de furnizorii de servicii de comunicații electronice destinate publicului (oferte, schimbări unilaterale ale contractului etc.) trebuie semnate de către aceștia cu semnătură electronică calificată.


Microîntreprinderile, întreprinderile mici sau organizațiile non-profit beneficiază de aceleași drepturi pe care le au și consumatorii în relațiile contractuale cu furnizorii de servicii de comunicații electronice, în măsura în care nu au convenit în mod explicit să renunțe, în tot sau în parte, la aceste drepturi.


Mai multe informații despre Decizia ANCOM, puteți citi în continuare AICI.

Rotaru Cristina

Cum obții online informații cu privire la vechimea în muncă?

Cei ce doresc să afle care este vechimea lor în muncă, istoricul carierei, stagiile de cotizare, viramentele pentru Pilonul II de pensie etc, pot face asta fără deplasări la Casa Națională de Pensii Publice (CNPP).

Aceștia au pus la dispoziția cetățenilor o platformă unde își pot crea un cont full online, iar cu ajutorul semnăturii electronice calificate, pot avea acces la toate datele amintite mai sus.

Mai multe informații despre procedura prin care vă puteți crea contul, puteți citi în continuare AICI.