Factura clasica pe hartie are un echivalent in lumea virtuala. Aceasta este factura electronica. Informatiile de pe o factura obisnuita sunt practic transpunse in format electronic, semnate prin semnatura digitala si marcate temporal dupa prevederile legale. Utilizarea facturii electronice careia i s-a aplicat semnatura digitala inseamna in primul rand o reducere a costurilor de circa 70%.
Avantajele facturarii electronice sunt:
- rapiditatea si eficienta in plata facturilor prin reducerea timpului destinat livrarii, fiind astfel posibila implementarea politicilor de discount.
- cresterea productivitatii prin reducerea semnificativa a consumului de resurse si eliminarea erorilor ce apar in timpul procesului de facturare.
- alocarea mai eficienta a resurselor logistice datorita faptului ca facturarea se desfasoara mult mai rapid si nu mai necesita atat de mult spatiu.
- un management financiar mai eficient care se realizeaza prin includerea automata a informatiilor de natura financiara in sisteme informatice, prin control asupra transmiterii facturii, fapt ce reduce riscul de neplata.
- aplicarea politicilor de raspundere sociala prin reducerea consumului resurselor naturale, documentele semnate prin semnatura digitala aducand beneficii certe in acest sens.
- imbunatatirea relatiei dintre intreprinzator si client prin reducerea timpului de transmitere, plus eliminarea riscului falsificarii.
- cresterea transparentei operatiunilor efectuate.
Semnatura digitala ce se aplica unei astfel de facturi este emisa prin intermediul unui certificat digital calificat emis de o autoritate emitenta autorizata. Serviciul de facturare electronica presupune transmiterea sigura a datelor privind facturile prin intermediul unui conector specializat. Pretul standard al unui certificat calificat prin care se creaza semnatura digitala este de 47 de euro fara TVA.