Rotaru Cristina

Avantajele fluxurilor de lucru 100% digitale

Prin utilizarea certificatelor calificate de semnătură electronică, se pot realiza interacțiuni B2B (business-to-business) complet digitale cu valoare legală. Interacțiunea complet digitală cu agențiile de stat, furnizorii, partenerii de afaceri sau cu proprii angajați depinde de utilizarea instrumentelor digitale, cum ar fi semnătura electronică calificate.

Drept urmare, atât IMM-urile, cât și întreprinderile mari pot interacționa cu entități private sau guvernamentale, pot obține granturi și pot avea fluxuri de lucru complet digitale. Interacțiunile digitale facilitate de certificatele calificate pentru semnătura electronică au valoare juridică și sunt potrivite și pentru agenții naționale precum ANAF, ITM, SICAP, ANCOM sau furnizori și parteneri de afaceri privați, permițând chiar optimizarea procedurilor interne, precum dosarele de muncă.

În esență, această digitizare permite deciziilor și proceselor să înceapă și să se termine mai rapid, în format electronic, eliminând necesitatea oricărei documentații fizice. Etapa finală a acestui proces digital este arhivarea electronică, care oferă numeroase avantaje, precum: capacitatea de a stoca cantități mari de informații într-un format compact și ușor accesibil; este eliminată nevoia de spațiu de stocare fizic și reduce riscul de deteriorare sau pierdere; permite organizarea și clasificarea eficientă a datelor, facilitând căutarea și preluarea informațiilor specifice atunci când este necesar.

Soluțiile oferite pentru un astfel de ecosistem includ certificate calificate de semnătură electronică care pot fi stocate pe token-uri sau în cloud, platforme online de semnătură electronică la distanță care acceptă încărcarea documentelor, semnarea și descărcarea de la distanță și arhivarea electronică, pentru a finaliza fluxul de documente digitale.

Avantajele transformării digitale: Mobilitatea proceselor de afaceri și a fluxurilor de documente, valoarea legală în cazul certificatului calificat pentru semnătura electronică; costuri reduse prin eliminarea consumabilelor etc.

Rotaru Cristina

Ce trebuie să știi despre RO e-Factura

În ultima perioadă, implementarea RO e-factura a fost un subiect de interes major în rândul mediului de afaceri din România. Odată cu această schimbare, certificatul digital pentru semnătura electronică calificată devine o componentă esențială pentru a putea emite facturi în format electronic conform standardelor impuse de ANAF.

Semnătura electronică calificată: ce este și cum funcționează?

Semnătura electronică calificată este singurul tip de semnătură electronica echivalentă din punct de vedere juridic cu semnătura olografă și reprezintă modalitatea de autentificare a unei persoane în mediul online. Ea asigură securitatea și integritatea documentelor electronice prin utilizarea unui certificat digital calificat. Aceasta poate fi obținută de către persoane fizice sau juridice de la furnizorii autorizați. Semnătura electronică calificată poate fi folosită în toate situațiile în care este necesară o semnătură, precum contracte, facturi, declarații fiscal etc.

Certificatul digital calificat: o componentă esențială a RO e-factura

Certificatul digital calificat este o componentă esențială a sistemului RO e-factura, deoarece este necesar pentru autentificarea în SPV (Spațiul Privat Virtual). Acest certificat digital calificat este emis de către furnizorii de servicii de certificare, care sunt autorizați să emită astfel de certificate conform legislației în vigoare. Certificatul digital calificat conține informații despre titularul său, precum și cheile criptografice utilizate pentru semnarea electronică a documentelor. Aceste chei criptografice asigură integritatea și confidențialitatea datelor, ceea ce este esențial pentru a garanta autenticitatea facturilor emise prin intermediul sistemului RO e-factura.

1 ianuarie 2024 – Termenul limită pentru implementarea RO e-factura

Termenul limită pentru implementarea RO e-factura este 1 ianuarie 2024. Începând cu această dată, toate companiile din România trebuie să utilizeze sistemul RO e-factura pentru emiterea și primirea facturilor. Acest sistem este un pas important în digitalizarea afacerilor și în combaterea evaziunii fiscale. În ceea ce privește consecințele neconformității, companiile care nu respectă termenul limită se pot confrunta cu sancțiuni din partea ANAF.

În concluzie, implementarea RO e-factura este o componentă esențială pentru digitalizarea proceselor financiare și fiscale în România.

Rotaru Cristina

Care sunt avantajele arhivării electronice?

Parcursul unui document poate fi 100% electronic dacă toate etapele, de la creare, transmitere, semnare și arhivare se întâmplâ în mediul digital.


Instrumentul care facilitează transformarea digitală este semnătura electronică calificată, singurul tip de semnătură electronică ce oferă valoare juridică documentelor.


Din ce în ce mai multe companii își trasează ca obiectiv mutarea documentelor din fizic în electronic, pentru a spori eficiența, a obține flexibilitate și mobilitate și a reduce costurile cu consumabilele și arhivarea, majoritatea documentelor din fluxul de lucru urmând a fi semnate electronic cu ajutorul unui certificat digital pentru semnătura electronică.


Arhivarea electronică a revoluționat modul în care stocăm și gestionăm informațiile, oferind numeroase beneficii atât persoanelor fizice, cât și organizațiilor.

Unul dintre avantajele cheie ale arhivării electronice este capacitatea de a economisi spațiu. Documentele fizice necesită spațiu de stocare fizic, care poate fi costisitor și ineficient. Cu arhivarea electronică, toate documentele pot fi stocate digital, eliminând nevoia de dulapuri voluminoase și eliberând spațiu de birou valoros. Acest lucru nu numai că îmbunătățește organizarea și accesibilitatea, dar reduce și riscul de deteriorare sau pierdere din diverse cauze: incendiu, inundații, umiditate crescută, furt etc.

De asemenea, fișierele din arhiva digitală pot fi criptate și protejate cu parolă, asigurându-se că numai persoanele autorizate au acces la informații sensibile.
În plus, arhivarea electronică permite recuperarea ușoară și rapidă a documentelor. Cu sistemele de arhivare tradiționale, localizarea unui anumit document poate fi consumatoare de timp. Arhivarea electronică permite căutarea și regăsirea eficientă, cu posibilitatea de a căuta după cuvinte cheie, date sau alte criterii. Acest lucru economisește timp prețios și îmbunătățește productivitatea, permițând indivizilor și organizațiilor să se concentreze pe sarcini mai importante.

Mai mult, arhivarea electronică facilitează colaborarea și accesul de la distanță. Documentele digitale pot fi partajate și accesate cu ușurință de mai mulți utilizatori simultan, indiferent de locația lor fizică. Acest lucru este deosebit de benefic cei care lucrează de la distanță sau organizațiile cu mai multe sucursale, deoarece eficientizează comunicarea și facilitează colaborarea eficientă.

Rotaru Cristina

Cu semnătura electronică calificată poți avea contractele de comunicații în format 100% digital

Decizia ANCOM nr. 73/2023 privind obligațiile de informare a utilizatorilor finali și alte măsuri pentru protecția acestora, prevede faptul că toate documentele care pornesc/sunt emise de furnizorii de servicii de comunicații electronice destinate publicului (oferte, schimbări unilaterale ale contractului etc.) trebuie semnate de către aceștia cu semnătură electronică calificată.


Microîntreprinderile, întreprinderile mici sau organizațiile non-profit beneficiază de aceleași drepturi pe care le au și consumatorii în relațiile contractuale cu furnizorii de servicii de comunicații electronice, în măsura în care nu au convenit în mod explicit să renunțe, în tot sau în parte, la aceste drepturi.


Mai multe informații despre Decizia ANCOM, puteți citi în continuare AICI.