Rotaru Cristina

Digitalizarea în industria medicală și farmaceutică: soluții moderne pentru procese electronice

Industria medicală și farmaceutică intră într-o eră a digitalizării complete, unde soluțiile tehnologice avansate transformă modul de lucru și interacțiunea cu pacienții, partenerii și angajații. Semnătura electronică calificată, arhivarea digitală și identificarea video remote sunt doar câteva dintre instrumentele care fac posibilă această tranziție, oferind valoare legală documentelor și asigurând procese rapide și sigure.

Adoptarea soluțiilor digitale aduce numeroase beneficii organizațiilor medicale, fie ele clinici private, laboratoare de analize sau companii farmaceutice. Printre instrumentele de bază se numără:

  1. Semnătura electronică calificată: Permite semnarea documentelor cu valoare legală, eliminând nevoia prezenței fizice și oferind aceeași recunoaștere juridică ca semnătura olografă.
  2. Identificarea video remote: Asigură verificarea identității în timp real, echivalentă cu prezența fizică, un pas esențial în obținerea certificatului calificat.
  3. Arhivarea electronică și retrodigitalizarea: Documente semnate electronic sau documente documente fizice transformate în formate digitale ușor de accesat și stocat, reducând costurile și optimizând spațiul.
  4. Sigiliul electronic: Garantează autenticitatea și integritatea documentelor emise de organizații.

Aceste soluții sunt completate de platforme intuitive care integrează procesele de management al documentelor, contractelor sau fluxurilor operaționale.

Beneficii cheie ale digitalizării:

Valoare legală – Semnătura electronică calificată este recunoscută juridic, facilitând procesele interne și externe fără compromisuri în privința conformității, având aceeași valoare juridică cu semnătura olografă.
Eficiență operațională – Documentele sunt semnate, transmise și arhivate într-un timp redus, accelerând activitățile și reducând erorile administrative.
Costuri reduse – Digitalizarea fluxurilor elimină hârtia și procesele tradiționale consumatoare de timp, diminuând semnificativ costurile operaționale.
Flexibilitate crescută – Certificatele digitale pot fi personalizate pentru nevoile fiecărei organizații, dacă vorbim de durata de valabilitate sau numărul de tranzacții ale acestora.
Acces rapid la informații – Dosarul electronic al pacientului și arhivele digitale oferă acces instant la datele relevante, îmbunătățind atât relația cu pacienții, cât și procesele de luare a deciziilor.

Transformarea digitală are un impact direct asupra gestionării documentelor:

În relația cu angajații: Semnarea contractelor de muncă, actelor adiționale sau deciziilor interne.
În relația cu pacienții: Gestionarea consimțămintelor, cererilor și contractelor în format digital.
În colaborarea cu partenerii: Contractele comerciale, achizițiile și comenzile sunt semnate și procesate rapid, fără întreruperi.

Totodată, implementarea sigiliului electronic asigură că documentele oficiale rămân protejate împotriva modificărilor neautorizate, un aspect critic în industria medicală și farmaceutică.

Platformele moderne sunt proiectate să se integreze rapid cu soluțiile existente, cum ar fi sistemele de HR, management al documentelor sau contractelor. Această compatibilitate permite o tranziție fără dificultăți către fluxuri complet digitale, menținând continuitatea operațională.

Prin digitalizare, organizațiile din domeniul medical și farmaceutic nu doar că răspund cerințelor moderne, ci își consolidează poziția pe piață. Reducerea costurilor, eficiența crescută și capacitatea de a oferi servicii rapide și sigure sunt esențiale într-o lume digitalizată, iar soluțiile prezentate reprezintă un pas esențial în această direcție.

Așadar, adoptarea acestor tehnologii redefinește standardele în industrie, facilitând o comunicare mai bună, procese optimizate și o relație mai solidă cu pacienții și partenerii. Digitalizarea nu este doar o opțiune – este cheia către viitorul succesului în domeniul medical și farmaceutic.

Rotaru Cristina

Arhivare electronică certificată pentru facturile din e-Factura: soluția completă pentru gestionarea documentelor

În era digitalizării fiscale accelerate de introducerea sistemului e-Factura de către ANAF, gestionarea eficientă a facturilor electronice devine o prioritate esențială. Astfel, au fost dezvoltate platforme automatizate de arhivare electronică, care permit păstrarea sigură și conformă a facturilor primite și emise, în conformitate cu reglementările legale, pe o perioadă de 5 ani.

Soluție de arhivare adaptată nevoilor companiilor

Serviciul de arhivare electronică oferit de unul dintre principalii furnizori de semnătură electronică din România pentru e-Factura este disponibil în trei variante de abonament – 250, 500 sau 1.000 de facturi anual. Acesta este conectat direct la SPV și îndeplinește cerințele legale privind perioada obligatorie de arhivare de 5 ani.

Acces securizat și protecția datelor sensibile

Accesul la platformă este securizat prin autentificare în doi pași, utilizând un set de identificare cu parolă și un cod OTP (One Time Password) transmis pe e-mail. Această metodă de autentificare protejează informațiile sensibile și sporește siguranța accesului la arhivă.

Beneficiile platformei de arhivare:

1. Înrolare Unică

Înrolarea în sistemul de arhivare electronică se face o singură dată, folosind un certificat digital calificat, același folosit în SPV/e-Factura. Prin introducerea datelor companiei (inclusiv a CUI-urilor pentru mai multe firme gestionate cu același certificat) și a PIN-ului token, se permite conexiunea cu SPV pentru integrarea rapidă a datelor.

2. Automatizare Completă

Odată realizată înrolarea, platforma își desfășoară automat activitatea de arhivare. Sincronizarea cu SPV are loc zilnic, asigurând importul automat al facturilor emise și primite. Facturile sunt dezarhivate, convertite în format PDF și structurate intuitiv în funcție de societate, tip de factură (emise/primite), an și lună. Utilizatorii au la dispoziție funcții avansate de căutare, ce permit filtrarea documentelor după criterii precum CUI, sumă sau interval de timp, și pot descărca, transmite sau printa documentele cu ușurință.

3. Arhivare conform legii

Facturile sunt arhivate în condiții de conformitate deplină cu legislația aplicabilă, pe o durată de cinci ani.

4. Instalare facilă

Implementarea soluției se face online, fără proceduri complexe.

5. Structurare eficientă

Arhiva este organizată intuitiv, facilitând accesul rapid la documentele dorite.

6. Backup sigur

Datele arhivate beneficiază de backup offline, asigurat în centre de date din România.

Rotaru Cristina

Aplicație de token virtual pentru utilizatorii macOS: autentificare și semnătură electronică calificată

Utilizatorii de macOS au acum acces la o soluție digitală inovatoare pentru semnătura electronică la distanță și autentificare. Prin aplicația Paperless vToken, aceștia pot semna documente electronic și se pot autentifica la diverse site-uri web, folosind un certificat digital calificat. Noua aplicație, compatibilă cu macOS, elimină necesitatea folosirii unui token fizic și facilitează interacțiunile cu instituții precum ANAF.

Avantaje și funcționalități ale Paperless vToken

Paperless vToken simplifică procesul de semnare electronică și autentificare. Printre beneficiile oferite se numără posibilitatea semnării documentelor fără ca acestea să părăsească sistemul local și autentificarea pe site-uri care solicită un certificat calificat (cum ar fi ANAF, CNAS sau AFM).

După obținerea certificatului digital pe platforma Paperless webSIGN, utilizatorii pot efectua semnături și autentificări direct de pe propriul computer sau laptop MAC, fără a fi nevoie de dispozitive suplimentare. Aceasta face semnarea electronică mai rapidă, comodă și accesibilă de oriunde.

Semnătura electronică în contextul digitalizării

Creșterea utilizării semnăturilor electronice calificate reflectă nevoia tot mai mare de digitalizare în mediul privat și public. În sectorul privat, semnătura electronică poate fi utilizată pentru documente de resurse umane, contracte de parteneriat, comenzi sau alte documente necesare în relațiile cu partenerii și furnizorii.

Pe de altă parte, în sectorul public, semnătura electronică calificată este necesară pentru depunerea declarațiilor fiscale, obținerea certificatelor de înregistrare și a diverselor autorizații. Instituții precum ANAF, Casa Națională de Pensii, ONRC, ITM sau Autoritatea Vamală Română au adoptat deja această tehnologie în procesele lor online.

O soluție modernă pentru utilizatorii de macOS

Lansarea Paperless vToken marchează un pas semnificativ în direcția digitalizării proceselor administrative. Utilizatorii de macOS beneficiază acum de o soluție eficientă și sigură pentru semnarea documentelor la distanță, fără a mai depinde de dispozitivul token.

Prin această inovație, semnătura electronică devine mai accesibilă și mai convenabilă, respectând în același timp cele mai înalte standarde de securitate și conformitate legală.

Rotaru Cristina

Semnătura electronică calificată: securitate și valoare juridică la nivel european

Conform prevederilor Legii 214/2024 și a noii actualizări a Regulamentului eIDAS 2.0, utilizarea unei semnături electronice calificate devine esențială pentru asigurarea securității și autenticității documentelor digitale, oferind o recunoaștere validă atât la nivel național, cât și în întreaga Uniune Europeană.

Semnătura electronică calificată este singura care oferă aceeași valoare juridică ca semnătura olografă, conform specificațiilor eIDAS. Aceasta beneficiază de un grad ridicat de securitate, fiind emisă de un furnizor de servicii acreditat, care aplică măsuri tehnice riguroase pentru a verifica identitatea semnatarului și a garanta integritatea documentelor. În schimb, semnăturile electronice simple sau avansate nu oferă același nivel de protecție juridică, fiind mai vulnerabile la contestări în instanță.

Dincolo de beneficiile legale și de siguranță, semnătura calificată oferă protecție împotriva riscurilor legate de fraudele digitale și scurgerile de informații sensibile. Într-o lume digitalizată, protecția datelor personale și financiare devine esențială, iar semnătura electronică calificată furnizează o soluție sigură pentru aceste nevoi.

Există trei tipuri principale de semnături electronice, fiecare având grade diferite de securitate și recunoaștere juridică:

1. Semnătura electronică simplă

Reprezintă o metodă de autentificare digitală care nu necesită măsuri tehnice avansate pentru verificare. Aceasta poate lua forma unui nume introdus la finalul unui e-mail sau a unei casete bifate într-un formular online.

Utilizare: Potrivită pentru documente sau tranzacții cu importanță juridică redusă.

Securitate: Nivel scăzut de protecție și verificare.

Valoare juridică: Deși este acceptată, poate fi ușor contestată în fața instanțelor, având o valoare probatorie mai mică.

2. Semnătura electronică avansată

Aceasta oferă un nivel superior de securitate, fiind legată în mod unic de semnatar și folosind tehnologii de criptare pentru a asigura identificarea clară a acestuia și protecția documentului semnat. Pentru a fi considerată avansată, o semnătură trebuie să îndeplinească următoarele condiții:

  • Legătura exclusivă cu semnatarul.
  • Posibilitatea de a identifica fără echivoc semnatarul.
  • Generarea folosind mijloace aflate sub controlul unic al semnatarului.
  • Detectarea oricăror modificări aduse documentului după semnare.

Utilizare: Documente cu importanță moderată, cum ar fi contractele sau acordurile cu impact juridic redus.

Securitate: Oferă un grad ridicat de protecție, dar nu maximă.

Valoare juridică: Este mai puternică decât semnătura simplă, însă nu are aceeași forță juridică ca semnătura calificată.

3. Semnătura electronică calificată

Acesta este standardul maxim în materie de semnături electronice, având aceeași valoare juridică ca o semnătură olografă. Aceasta se bazează pe un certificat calificat emis de un furnizor de servicii de încredere, acreditat conform legislației naționale și eIDAS, și este creată folosind un dispozitiv securizat care garantează asocierea exclusivă cu semnatarul.

Utilizare: Documente importante, contracte majore și acte cu valoare juridică ridicată.

Securitate: Cel mai înalt nivel de protecție, cu criptare avansată și proceduri stricte de verificare a identității.

Valoare juridică: Este recunoscută automat în toate statele membre ale UE și oferă o protecție juridică echivalentă cu o semnătură olografă, fiind extrem de dificil de contestat.

Principalele diferențe între cele trei tipuri de semnături constau în nivelul de securitate și validare, precum și în forța lor juridică. Semnătura calificată, bazată pe certificare acreditată, oferă cel mai înalt grad de protecție și validitate, în timp ce semnătura simplă nu oferă măsuri avansate de siguranță. De asemenea, semnătura calificată este recunoscută în instanță fără necesitatea de probe suplimentare, în timp ce semnăturile simple și avansate pot necesita dovezi adiționale pentru a fi validate în fața unei instanțe.

Rotaru Cristina

Ce este semnătura electronică calificată și ce este certificatul digital calificat?

Într-o lume tot mai digitalizată, semnăturile electronice devin esențiale în validarea documentelor și facilitarea tranzacțiilor online. Două concepte cheie în acest domeniu sunt semnătura electronică calificată și certificatul digital calificat. Deși ele sunt interconectate, acestea au roluri distincte, iar pentru a înțelege diferențele, trebuie analizate în contextul Regulamentului eIDAS și al Legii nr. 214/2024 privind semnătura electronică în România.

Ce este Semnătura electronică Calificată?

Semnătura electronică calificată reprezintă un tip specific de semnătură electronică care respectă cele mai stricte cerințe de securitate. Aceasta este echivalentă din punct de vedere legal cu semnătura olografă și este recunoscută atât în România, cât și în întreaga Uniune Europeană. Regulamentul eIDAS impune ca semnătura electronică calificată să fie bazată pe un certificat digital calificat și să fie creată cu un dispozitiv securizat de tip token.

Aceasta are trei caracteristici fundamentale:

  • Autenticitate: Asigură că semnatarul este identificat fără echivoc, dovedind că documentul provine de la persoana indicată.
  • Integritate: Garantează că documentul nu a fost modificat ulterior aplicării semnăturii.
  • Non-repudiere: Protejează împotriva negării ulterioare a acțiunii de semnare de către semnatar.

În România, Legea nr. 214/2024 reglementează utilizarea semnăturii digitale calificate în diverse domenii, asigurând astfel recunoașterea legală a acesteia la nivel național și european. Aceasta este cerută în mod special pentru documente oficiale, cum ar fi contractele guvernamentale sau în actele notariale, conferindu-le valoare juridică ridicată.

Ce este Certificatul Digital Calificat?

Certificatul digital calificat este emis de un furnizor de servicii de încredere calificat și servește ca dovadă a identității digitale a semnatarului. În acest certificat sunt incluse informații importante precum numele, prenumele semnatarului și cheia publică necesară pentru verificarea semnăturii.

Pe baza Regulamentului eIDAS, furnizorii de servicii de certificare trebuie să fie acreditați, iar în România, acest proces este gestionat de Autoritatea pentru Digitalizarea României. Certificatul calificat este necesar pentru a genera o semnătură electronică calificată, dar nu este semnătura în sine. El doar furnizează datele necesare creării unei semnături, fiind astfel un instrument crucial în procesul de semnare electronică.

Principalele diferențe

Diferența esențială între semnătura electronică calificată și certificatul digital calificat constă în faptul că semnătura electronică calificată reprezintă actul propriu-zis de semnare a unui document electronic, conferind acestuia valoare juridică. Pe de altă parte, certificatul digital calificat este doar un instrument care permite realizarea semnăturii, prin validarea identității semnatarului și asigurarea integrității tranzacției digitale.

Cu alte cuvinte, semnătura electronică este produsul final, adică rezultatul aplicării semnăturii pe un document, în timp ce certificatul digital este „mijlocul” prin care acest lucru este posibil. Fără certificatul calificat, nu se poate genera o semnătură electronică calificată, dar certificatul singur nu are valoare fără semnătura pe care o susține. Certificatul atestă identitatea semnatarului și oferă mijloacele tehnice necesare, iar semnătura electronică este actul final care conferă documentului o recunoaștere legală și o garanție de securitate.