În era digitalizării fiscale accelerate de introducerea sistemului e-Factura de către ANAF, gestionarea eficientă a facturilor electronice devine o prioritate esențială. Astfel, au fost dezvoltate platforme automatizate de arhivare electronică, care permit păstrarea sigură și conformă a facturilor primite și emise, în conformitate cu reglementările legale, pe o perioadă de 5 ani.

Soluție de arhivare adaptată nevoilor companiilor

Serviciul de arhivare electronică oferit de unul dintre principalii furnizori de semnătură electronică din România pentru e-Factura este disponibil în trei variante de abonament – 250, 500 sau 1.000 de facturi anual. Acesta este conectat direct la SPV și îndeplinește cerințele legale privind perioada obligatorie de arhivare de 5 ani.

Acces securizat și protecția datelor sensibile

Accesul la platformă este securizat prin autentificare în doi pași, utilizând un set de identificare cu parolă și un cod OTP (One Time Password) transmis pe e-mail. Această metodă de autentificare protejează informațiile sensibile și sporește siguranța accesului la arhivă.

Beneficiile platformei de arhivare:

1. Înrolare Unică

Înrolarea în sistemul de arhivare electronică se face o singură dată, folosind un certificat digital calificat, același folosit în SPV/e-Factura. Prin introducerea datelor companiei (inclusiv a CUI-urilor pentru mai multe firme gestionate cu același certificat) și a PIN-ului token, se permite conexiunea cu SPV pentru integrarea rapidă a datelor.

2. Automatizare Completă

Odată realizată înrolarea, platforma își desfășoară automat activitatea de arhivare. Sincronizarea cu SPV are loc zilnic, asigurând importul automat al facturilor emise și primite. Facturile sunt dezarhivate, convertite în format PDF și structurate intuitiv în funcție de societate, tip de factură (emise/primite), an și lună. Utilizatorii au la dispoziție funcții avansate de căutare, ce permit filtrarea documentelor după criterii precum CUI, sumă sau interval de timp, și pot descărca, transmite sau printa documentele cu ușurință.

3. Arhivare conform legii

Facturile sunt arhivate în condiții de conformitate deplină cu legislația aplicabilă, pe o durată de cinci ani.

4. Instalare facilă

Implementarea soluției se face online, fără proceduri complexe.

5. Structurare eficientă

Arhiva este organizată intuitiv, facilitând accesul rapid la documentele dorite.

6. Backup sigur

Datele arhivate beneficiază de backup offline, asigurat în centre de date din România.