Din ianuarie 2012, declaratiile fiscale se depun la ANAF exclusiv online, prin incarcarea lor pe portalul e-guvernare.ro semnate electronic pe baza unui certificat digital calificat.
Daca se doreste emiterea certificatelor pentru mai multe persoane din firma, este necesar ca fiecare dintre persoanele pentru care urmeaza sa fie emis un certificat digital sa se inregistreze online pe site-ul furnizorului de certificate. Formularul online se completeaza pe baza instructiunilor de pe site-ul furnizorului.
Pentru fiecare angajat in parte trebuie specificata cate o adresa de email diferita, deoarece ANAF nu permite inregistrarea mai multor certificate digitale cu aceeasi adresa de email. De asemenea, din motive tehnice, se recomanda ca adresele de email furnizate sa nu fie de la Yahoo sau de la Gmail.
Cand sunt emise doua sau mai multe certificate digitale calificate pentru aceeasi persoana juridica, se incheie un singur contract. Pentru fiecare utilizator trebuie furnizate insa documentele necesare (Termeni si conditii de utilizare si Contract de prestari servicii) si fiecare utilizator trebuie identificat de catre un reprezentant al furnizorului.
Contractul incheiat cu furnizorul se semneaza si se stampileaza de catre reprezentantul legal sau de catre administratorul societatii. In cazul in care contractul este semnat de un imputernicit, se va prezenta o copie a documentului care atesta calitatea de imputernicit.
Certificatul digital calificat nu se poate elibera fara a confrunta datele trecute in contract cu cele din actul de identitate. Identificarea poate fi facuta prin prezenta solicitantului cu actul de identitate la sediul furnizorului sau al partenerului.
Persoanele care nu pot ajunge la sediul furnizorului sau al unui partener si aleg sa transmita documentele prin curierat, trebui sa ataseze actelor primite pe email si o declaratie pe proprie raspundere autentificata notarial.
Certificatul digital poate fi platit la sediul oricarei banci, pe baza OP-ul primit pe e-mail dupa inregistrare. Pretul unui certificat digital este de 47 de Euro, fara TVA, la certSIGN si Digisign, in timp ce la Trans Sped el costa 54 de Eura, fara TVA. certSIGN livreaza gratis certificatul si tot gratis ofera 60 de marci temporale pe luna si aplicatia pentru crearea semnaturii electronice.